Tarefas do RH: desafios para otimizar e agilizar processos

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Grandes empresas exigem do RH um volume significativo de tarefas operacionais. Demandas que facilmente verificadas e resolvidas nas pequenas empresas podem se tornar uma grande dor de cabeça com a expansão das áreas e o crescimento da organização.

Em grandes corporações, os profissionais de RH acabam se distanciando, até mesmo fisicamente, de grande parte dos profissionais da empresa. Passam a ser consumidos pelas atividades manuais e burocráticas, ficando pouco (ou quase nenhum) tempo para se dedicar a gestão de pessoas.

Uma dessas atividades operacionais, com frequência realizadas pelo RH, é a gestão de horas dos colaboradores. Isso demanda tempo do profissional de recursos humanos, que tem cada vez mais dificuldade em checar as justificativas alocadas no ponto ou verificar a real necessidade da realização de horas extras, por exemplo.

Ainda o surgimento de demandas inesperadas causa impactos significativos na rotina do RH. Muitas vezes os profissionais de recursos humanos são pegos de surpresa em relação a abertura de novos processos seletivos ou até mesmo o desligamento de um colaborador, entre outros. Tais demandas interferem negativamente no planejamento da área, o que pode tornar o dia a dia da área de RH ainda mais caótico.

Para reduzir o impacto dos imprevistos, otimizar os processo e melhorar a rotina da área, é necessário buscar ferramentas, delegar atividades e melhorar alguns processos para que o RH possa se dedicar ao que mais importa: a gestão dos colaboradores da corporação e a consolidação e propagação da cultura da empresa.

Reduzir o tempo gasto da equipe de RH com a administração de trivialidades é essencial! Com o objetivo de ajudar você a ter um olhar estratégico sobre as ações de recursos humanos, levantamos três desafios que devem ser enfrentados com pela área de RH. E você, está preparado para encará-los? Então vamos lá!

Desafio 1: Reduzir o tempo gasto com controle de horas

Gerir o banco de horas dos colaboradores em empresas de médio e grande porte é sem dúvida um desafio, especialmente quando não se conta com as ferramentas certas. Isso porque durante o controle do banco de horas – que geralmente é feito pelo profissional de RH – surgem dificuldades como:

  • acompanhar de forma efetiva a jornada de trabalho dos colaboradores;
  • averiguar as justificativas apresentadas pelos funcionários em caso de atrasos ou faltas;
  • confirmar a necessidade daquelas horas extras computadas.

Para vencer este desafio, uma prática que pode ser adotada é a descentralização das atividades do RH. Como assim? Tem alguém melhor na empresa para fazer a efetiva gestão das horas de um funcionário do que o seu líder? Nãããão!

Os gestores trabalham próximos aos times. Ninguém melhor do que eles para averiguar informações do ponto, autorizar horas extras, férias, validar justificativas.

Afinal, ao contar com o envolvimento dos gestores para realizar esta atividade, a empresa ganha com a precisão dos dados e o RH conquista tempo para se dedicar a demandas que demandam mais atenção e cuidado.

Para que os líderes se envolvam efetivamente nesta tarefa, é necessário tornar essas tarefas simples e fáceis para eles. Nesse sentido, a adoção de recursos tecnológicos é uma boa saída.

Já pensou em dividir as tarefas operacionais com os gestores dos times? Pode ser a solução de muitos dos problemas do seu RH!

Desafio 2: Diminuir a emissão de holerites de correção

Os holerites de correção são emitidos quando os profissionais de RH descobrem, após o fechamento da folha, informações relacionadas às horas trabalhadas pelos colaboradores, ou acordos firmados entre funcionários e liderança.

A emissão de holerites de correção é uma tarefa que demanda tempo, dedicação, conferência e não deveria acontecer de forma recorrente. Se o seu RH costuma gastar bastante tempo com isso, talvez seja a hora de repensar alguns processos!

Mais uma vez, a boa comunicação entre gestores e o RH aparece como um ponto chave. O fluxo de informações entre ambas as partes irá evitar tais imprevistos e otimizar processos, fazendo com que o objetivo de diminuir a emissão de holerites de correção seja atingido.

Uma dica importante aqui é buscar ferramentas de gestão que facilitem o registro dos combinados entre líder e liderado e que possam ser facilmente acessadas pelo RH da empresa. Isso poupa tempo e agiliza as rotinas do RH!

Desafio 3: Planejar com antecedência os desligamentos e admissões

O desligamento de um colaborador, assim como a abertura de novos processos seletivos, implicam em uma série de atividades que precisam ser realizadas pelo RH. Quando estes acontecimentos ocorrem de forma inesperada, podem prejudicar o planejamento e o fluxo de trabalho dos profissionais desta área.

Por isso, a abertura de novos processos seletivos e o desligamento dos funcionários devem ser discutidos entre gestores de área e profissionais de RH com antecedência. Dessa forma, é possível que tais processos ocorram de forma planejada e fluida.

Conclusão

Trouxemos ao longo deste texto três desafios de ordem prática que, se alcançados, podem revolucionar a sua área de RH, o que impacta diretamente na redução do tempo gasto em tarefas operacionais e faz  com que os profissionais possam desenvolver um olhar estratégico.

Analisando esse cenário, a boa comunicação entre o RH e os gestores de cada área se torna essencial. O compartilhamento de informações e, até mesmo de tarefas, é uma alternativa e tanto para minimizar os problemas enfrentados pelo RH.

Essa comunicação pode ser ampliada através de ferramentas tecnológicas, reuniões quinzenais e distribuição e compartilhamento de tarefas. Cabe a você decidir qual a melhor estratégia considerando a realidade da sua empresa.

 

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