Timesheet: você controla produtividade ou custo?

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A produtividade dos colaboradores está sempre sob o olhar atento de gestores de equipe, projetos e empresas. Mas é importante ter em mente a relação esforço x impacto. O tempo dedicado às atividades vale a pena? Em outras palavras: este trabalho se traduz em lucro?

Muitos gestores ou donos de empresa acreditam que o registro da jornada é suficiente para garantir a produtividade no trabalho. A verdade é que esse pensamento está equivocado e precisa ser mudado. É preciso entender não apenas O QUE é feito, mas sim o resultado trazido por este esforço.

Dessa forma, o gestor saberá:

  •  Quais são os custos de cada atividade, projeto ou cliente-
  •  Quanto tempo é dedicado a atividades faturáveis ou não
  •  Qual a receita gerada por cada atividade, projeto e cliente atendido, etc.

A partir dessas informações é possível otimizar o trabalho da equipe. Por exemplo: reduzir as atividades não faturáveis que são dispensáveis, reavaliar a precificação da hora de trabalho.

Além de avaliar os contratos com clientes que exigem muitas horas de dedicação (custo elevado), mas não geram a receita necessária para mantê-los.  A quebra de contrato pode ser mais interessante para eliminar esse acordo que também interfere na produtividade da equipe.

Nesse artigo você vai entender como a produtividade pode impactar nas finanças da sua empresa e identificar o melhor método para mensurá-la. Confira!

Como medir a produtividade corretamente?

Através de relatórios de fluxo de trabalho, análise das horas trabalhadas e das entregas realizadas. Diversas empresas, mesmo trabalhando no regime de horas tradicional, onde é exigido o controle de ponto, permitem uma carga horária flexível, desde que o colaborador se comprometa com as suas entregas.

Na hora de medir a produtividade de seus colaboradores, alguns levantamentos podem te ajudar:

Saiba em qual projeto/cliente o colaborador está trabalhando

Essa informação te ajudará a fazer o cálculo de horas que estão sendo dedicadas a cada atividade. Em muitos casos, o colaborador cumpre jornada de 8h trabalhadas por dia, mas o gestor não sabe o que foi produzido durante aquele período.

Saber exatamente quanto tempo um profissional está dedicando a cada atividade, projeto ou cliente vai te ajudar a entender o tempo gasto em cada caso e, posteriormente, fazer a distribuição do trabalho de forma estratégica;

O custo será repassado ou não para o cliente

Imagine que um de seus colaboradores está atendendo um cliente que demora para passar informações e acaba atrapalhando a produtividade da tarefa. Ao repassar o custo do trabalho para o cliente, a sua empresa terá uma despesa a menos, caso o projeto não seja concluído no prazo.

Com isso, você pode deixar o colaborador dedicado aquele cliente e indicar outros profissionais para novos projetos. O repasse ou não repasse do custo deve ser acordado previamente com o cliente para evitar futuros desentendimentos.

Na gestão de equipes, é importante saber quais são os processos que envolvem cada departamento e definir metas de produtividade no trabalho. Por isso, é fundamental ter ferramentas para fazer a gestão do tempo de forma adequada.

Timesheet: a fórmula para o controle eficiente da produtividade

O timesheet é um método de controle de produtividade que computa o tempo destinado a uma atividade ou projeto. Com essa ferramenta é possível fazer o registro das entregas realizadas pelos colaboradores. Inclusive, estes dados podem ser cruzados com o apontamento de jornada.

Sabemos que atingimos a produtividade que a empresa procura quando o colaborador entrega uma tarefa no menor prazo. Isso, porém, não é suficiente. A tarefa, depois de entregue, tem que ser avaliada se atingiu ou não a expectativa. Quando a resposta é negativa, a tarefa retorna para o colaborador e o tempo para a execução da demanda volta a ser contado.

Baseada nessa estratégia, é possível criar rankings com os colaboradores mais produtivos e que fazem entregas de melhor qualidade ou no menor tempo. Esses são os indicadores fundamentais de processos de produtividade, que resultarão em uma economia maior para a empresa.

Quais são os benefícios do método?

1. Informações claras e centralizadas

Um dos maiores entraves da produtividade é a falta de clareza e centralização das informações. Esse problema impede que o profissional comece a executar logo a sua tarefa.

Ao implantar o modelo timesheet torna-se imprescindível o uso de um sistema ou aplicativo para gestão de tarefas. Nele, deverão constar todas as informações necessárias para a realização da tarefa e a empresa saberá qual é o prazo de entrega estimado para cada atividade, quantas horas e custo estimado para comparar com o que o que foi entregue.

No dashboard do sistema, visualize o tempo que foi orçado e o que foi efetivamente realizado. É possível definir equipes ou tags para entender melhor cada informação.

2. Desempenho

Saber o desempenho de cada profissional lhe ajudará a direcionar as atividades com maior assertividade. Por meio de uma controladoria, será possível visualizar o custo, a despesa e o investimento do projeto.

Após a avaliação de produtividade de cada colaborador, você poderá avaliar quais são as expertises de cada um e em quais atividades eles têm mais habilidade, podendo direcioná-las adequadamente.

3. Redução de custos

Um dos conceitos da produtividade é fazer mais com menos. Ou seja, entregar bons resultados em um menor tempo. Baseado nisso, o colaborador será capaz de executar um número maior de tarefas, diminuindo a necessidade de novas contratações e reduzindo os custos da empresa.

Além disso, com o Timesheet é possível entender quanto o cliente consumiu do atendimento da sua empresa e quanto gerou de receita. A análise pode ser feita por período, por exemplo quando o cliente começa a dar lucro ou prejuízo. Com base nessas informações, você poderá melhorar operação para reduzir custos, cobrar mais do cliente ou até quebrar o contrato com o cliente.

Um modelo de redução de custos pode ser conferido no case “Como a maior franquia de O Boticário aumentou a produtividade e melhorou o controle de processos”. A empresa conseguiu reduzir custos, aumentar a produtividade e aperfeiçoar os processos depois que implantou o sistema de ponto eletrônico da Ahgora.

A Ahgora oferece soluções para ajudar as empresas a aumentarem a produtividade. O timesheet pode ser usado em paralelo com o sistema PontoWeb, fazendo o apontamento de horas e integrado ao Trello e com plugins para Google Chrome. Conheça o timesheet e veja outros benefícios que esse modelo de gestão pode oferecer para a sua empresa.