Preenchimento da folha de ponto: como acabar com os principais erros

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 preenchimento da folha de ponto

A conferência dos registros de ponto – ou o  preenchimento da folha de ponto – pode ser algo desafiador para os administradores de pequenas empresas. Como consequência, é comum a falta de marcações, as rasuras e documentação incompleta no caso de pedidos de abono. Quem ‘sofre’ é o Departamento Pessoal do escritório da contabilidade: gasta tempo demais fazendo a tratativa de ponto para conseguir fechar a folha de pagamento.

Quando essa rotina não flui bem, tanto cliente quanto contabilidade perdem eficiência operacional. Os erros no preenchimento da folha de ponto causam:

  • atraso no pagamento do salário do colaborador;
  • retrabalho para os setores envolvidos;
  • atraso no recolhimento de impostos;
  • risco de multas.

A pior parte? Esse desperdício de tempo (e dinheiro) impede o contador de adotar uma postura mais consultiva para com o cliente. Ficam de lado os insights estratégicos para o crescimento da empresa cliente. Ao invés, o escritório fica preso a tarefas tolas, como a digitação de registros de ponto, por exemplo.

A solução para acabar com os erros no preenchimento da folha de ponto e conseguir se dedicar ao cliente pode ser mais simples do que você imagina. Veja como:

4 coisas que você precisa saber para resolver os erros da folha ponto do seu cliente

1. O cliente pensa que paga a contabilidade para digitar ponto

Para o cliente, está claro que a digitação e conferência de registros de ponto é uma tarefa morosa… tanto que a delega para o contador.

Apresente ao cliente a opção de um sistema eletrônico de coleta de ponto, preferencialmente um que opere em tempo real. Deixe claras as vantagens para ambas as empresas.

2. O cliente não sabe que ponto britânico perde validade jurídica

É comum que pequenos empresários não saibam desta questão legal e preencham o ponto dos colaboradores com os horários que eles deveriam cumprir, mesmo se esta não seja a realidade. No caso de processos trabalhistas, estes registros são invalidados.

Oriente o cliente sobre os principais motivos de processos trabalhistas e explique que um registro mais fidedigno protege a empresa de passivos trabalhistas.

3. O cliente esquece que o ônus da prova favorece o colaborador

Em empresas com menos de 10 colaboradores por unidade, o empregador não tem obrigação de ter registro eletrônico de ponto. Entretanto, no caso de litígio, é a empresa que deve comprovar o (não) cumprimento da jornada de trabalho, não o (ex-)colaborador.

Apesar de a contabilidade ser referência fiscal, uma postura mais proativa e consultiva entrega mais valor ao cliente. Sempre que possível, incentive este mindset na sua equipe: você evitará outros erros do cliente, também.

4. O cliente não sabe quanto da folha de pagamento onera o orçamento da empresa

É comum empresários mais preocupados com o que têm a perder do que com aquilo que podem ganhar. Converta tempo em custos, apresentando ao cliente os seguintes números:

  • Despesas com hora-homem para conferência e tratativas de ponto;
  • Custos com horas extras desnecessárias, que poderiam ser substituídas por banco de horas ou escalas de trabalho;
  • Quanto essas horas representariam no caso de um eventual processo trabalhista.

Benefícios trazidos pela redução de inconsistências

  1. Adequação à lei
  2. Transparência na relação empresa-colaborador
  3. Mais agilidade no fechamento do ponto
  4. Cálculos corretos para a folha de pagamento
  5. Facilidade na organização de informações para o eSocial
  6. Segurança jurídica e fiscal para empresa e Contabilidade

Como eliminar os erros no preenchimento da folha de pagamento?

Todas as empresas com mais de 10 colaboradores são obrigadas a fazer o registro de ponto. O modelo manual não oferece segurança para a empresa. Pode ser rasurado ou preenchido conforme o colaborador quiser. Gera mais trabalho, pois os dados são repassados para uma planilha ou sistema. Ou seja, é demorado, inconsistente e arriscado.

Atualmente, já existem tecnologias de ponto eletrônico que capturam os registros de forma automatizada e enviam para o sistema de controle de ponto. As informações são transmitidas na hora, assim o contador ou DP sabe quem faltou ou não registrou seu ponto. Dessa forma, etapas do processo são eliminadas.

O colaborador pode inserir justificativas de atrasos, faltas e atestados médicos. Isso evita que o RH tenha que procurar o colaborador para se justificar sempre que faltar a marcação no sistema.

Horas extras, adicionais e outras informações são sinalizadas diretamente pelo sistema. Ao RH ou contador cabe compartilhar as informações do espelho de ponto para a conferência do colaborador, que também pode ser feito diretamente pelo sistema. A máquina conta com um relógio interno que registra os horários exatos, sem rasura e erros.

Esse modelo de gestão e controle de ponto auxilia na realização das tarefas da contabilidade, conseguindo administrar as informações e verificar inconsistências com efetividade e agilidade. Dessa forma, garante mais segurança e evita atrasos para o trabalho do contador. Além de reduzir os riscos de prejuízo para as empresas.

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