Como a informação em tempo real ajuda a cumprir os prazos do eSocial

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Gestor jovem sorri ao olhar para tela do computador

Com o cronograma de implantação já iniciado, o eSocial tem alterado de forma significativa os processos internos das empresas. Como falamos em outros posts, o projeto foi criado com o objetivo de desburocratizar o envio de informações trabalhistas ao governo e facilitar  a fiscalização. Isso porque permite aos fiscais terem acesso a uma série de dados como admissões, folha de pagamento, jornada de trabalho e horas extras.

As dúvidas, claro, são muitas. E não podia ser diferente para um sistema que tem um manual com mais de 200 páginas e 20 tabelas. Uma das maiores preocupações é com relação aos prazos do eSocial. Afinal o não cumprimento dos prazos pode gerar multas e outras penalidades. A tecnologia passa então a ter um papel fundamental na gestão e atualização desses dados, uma vez que consegue fornecer relatórios em tempo real e com mais segurança.

O que muda para as empresas com os novos prazos do eSocial

Entre as principais mudanças com os novos prazos do eSocial estão os eventos trabalhistas, que devem ser notificados quase que instantaneamente. Nos casos de admissão de um funcionário, por exemplo, o arquivo com a informação tem de ser enviado antes que o trabalhador comece suas atividades. Atualmente, esse informe pode ser realizado até sete dias após a entrada do novo colaborador.

A notificação de horas extras também terá seu prazo reduzido. Devem ser informadas até o fim do mês, diferentemente do que ocorre hoje, quando as empresas têm até o mês seguinte para fazer este apontamento ao governo.

Há outras obrigações que não passaram por mudanças, mas cujos métodos de envio precisam ser revistos. A CLT já exige, por exemplo, que as alterações de horário de trabalho sejam informadas imediatamente, uma regra que não é cumprida à risca pelas empresas. A maior parte das organizações faz esse relato apenas no momento de fechar a folha de pagamento. Como agora a informação passa a ser online e a fiscalização muito mais eficiente, práticas como essa deixam as empresas mais expostas a multas e autuações.

Tecnologia que apoia o RH a cumprir a lei

Uma das dificuldades na migração para eSocial é como transferir informações que hoje são geradas em papel para o sistema. Isso acontece principalmente com os atestados médicos, exames periódicos e demissionais, que costumam ser guardados em pastas. Se o excesso de documentos físicos era um empecilho para a eficiência da área de RH antes das mudanças, agora a prática passa se torna inviável. Isso porque inviabiliza o cumprimento dos prazos.

Como conseguir atender o imediatismo do novo sistema com um processo ainda baseado na cultura do papel? Para se adequar às novas regras, as empresas terão que investir na modernização dos processos. O controle eletrônico da jornada de trabalho é uma das ferramentas essenciais para quem quer evitar problemas com multas e outras penalidades. Imagine que a partir de agora será possível saber o número de horas trabalhadas sem que o fiscal tenha acesso ao relógio de ponto da empresa.

Com as soluções de gerenciamento de ponto, o departamento de RH consegue informar com rapidez e confiabilidade dados como horas extras e ausências. Isso porque as batidas são registradas instantaneamente no sistema, inclusive nos casos de trabalhadores remotos. Por meio de um dispositivo eletrônico, os funcionários que exercem atividades fora da empresa podem registrar a jornada de trabalho de onde estiverem.

Além disso, todos os dados são computados fidedignos, evitando inconsistências de dados, erros, rasuras e falhas. Segundo especialistas, a falta de legitimidade das informações deve ser o principal motivo de autuações com a nova regulamentação. Isso é facilmente resolvido com um sistema de gestão de ponto eletrônico.

A possibilidade de acessar as informações de qualquer lugar e a qualquer momento é uma das vantagens de uma solução em nuvem. E o melhor é que não é preciso investir para ter acesso a essa facilidade. Você já ouviu falar em SaaS (Software as a Service), ou software como serviço, em português? Nesse modelo, a empresa pode fazer uma espécie de aluguel de sistema para usar determinada plataforma sem, necessariamente, comprá-la. O que permite o acesso de informações em qualquer dispositivo que tenha acesso à internet.

Um ponto importante em relação ao eSocial é que o SaaS, por ser um modelo flexível de oferta de serviços, está em constante evolução, inclusive para atender às novas demandas que surgem muito rapidamente e requerem respostas igualmente ágeis. Por isso, possuem uma atenção constante em relação a sua atualização e adequação às exigências legais.

Como vimos, o uso de ferramentas especializadas é essencial para as organizações que querem se diferenciar no mercado e atender às constantes mudanças nas leis fiscais e trabalhistas. Deseja mais informações sobre como otimizar a rotina do departamento de recursos humanos com a ajuda da tecnologia? Entre em contato conosco.

 

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