Por que é importante fazer o apontamento de horas?

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apontamento de horasEste é o segundo post da série sobre apontamento de horas. Inicialmente explicamos o que é timesheet e como registrar o tempo dedicado à execução de cada atividade ou projeto. Agora vamos descrever por que é tão importante fazer o apontamento de horas e quais erros que você deve evitar.

Com o apontamento de horas é possível fazer uma gestão mais eficaz do tempo. Você pode mensurar desde as horas dedicadas para cumprir o escopo de um projeto, até o custo real desta entrega. Essa análise pode ser feita tanto por projeto, como por cliente, atividade ou até mesmo equipe.

Conheça os erros mais comuns no preenchimento do timesheet

Você consegue fazer uma lista detalhada de tudo o que fez na semana passada? É possível que as atividades principais você até lembre, mas detalhar o que fez e quanto tempo levou em cada atividade certamente é uma afronta à memória de qualquer pessoa. Pois é exatamente este um dos principais erros do apontamento de horas: fazer o preenchimento do timesheet uma vez por semana ou uma vez por mês.

Quanto mais distante o registro estiver do momento em que a atividade foi realizada, maior será a chance de erros na descrição do que foi feito, na mensuração do tempo dedicado e até de esquecimento de tarefas. Outra falha muito comum é fazer o preenchimento do timesheet em papel, pois depois as informações deverão ser transferidas para uma planilha, o que também demanda tempo e ainda tem o risco de falhas na digitação.

apontamento de horasO fato de preencher o timesheet muito tempo depois e fazer apontamento em papel costumam resultar num terceiro erro: a inconsistência das informações. O colaborador aponta que executou determinada atividade num dia ou horário em que não estava trabalhando. No momento de cruzar os dados o erro aparece e impossibilita a análise real.  

Sendo assim, vale reforçar que para evitar falhas na mensuração dos dados, o apontamento de horas deve ser feito diariamente. A tecnologia é uma forte aliada para simplificar o processo e torná-lo mais seguro e realista. Inclusive, é possível integrar o preenchimento do timesheet ao relógio ponto, evitando assim uma série de inconsistências.

5 motivos para fazer o apontamento de horas

1. Mensurar as demandas  

Diferente do que muitos pensam o objetivo do apontamento de horas não é controlar o que cada pessoa da equipe faz ao longo do dia. O propósito é mensurar o tempo de dedicação necessário para o desenvolvimento de cada atividade e identificar melhorias que possam ser feitas para otimizar o tempo de cada funcionário. Portanto, com o apontamento de horas em mãos é possível tornar a gestão da sua empresa mais eficiente , inclusive nos casos de trabalho remoto.

2. Qualificar do tempo

Certamente você sabe quantificar as horas trabalhadas pela sua equipe, mas a qualificação dessas horas só é possível fazer por meio do apontamento de horas. A partir do momento que você sabe como cada colaborador da equipe usa o seu tempo é possível suprimir atividades duplicadas, diminuir o retrabalho e até reduzir ou eliminar práticas desnecessárias, como o deslocamento para reuniões, por exemplo.  

3. Antecipar imprevistos

Quando o apontamento de horas é feito diariamente o gestor consegue acompanhar o andamento das atividades ou projetos e antecipar imprevistos. Isso significa que se alguma demanda não está seguindo o cronograma previsto, é possível identificar o motivo e alocar mais pessoas para que a entrega seja feita no prazo ou negociar com o cliente uma nova data para a entrega.

4. Aperfeiçoar o planejamento

apontamento de horasAnalisando todas as informações que citamos anteriormente, como as demandas que cada colaborador consegue fazer por dia, o tempo necessário para a execução de um projeto e os imprevistos mais comuns, é possível aperfeiçoar escopo e planejamento. Quanto mais realista for o planejamento, maior a tendência de a equipe ficar motivada para cumprir as metas no prazo previsto.  

5. Ter mais precisão nos custos

Com o apontamento de horas é possível ter mais precisão nos custos. Isso reduz a chance de precificação errada, pois é possível colocar na ponta do lápis todos os os custos para desenvolver determinado projeto, levando em conta o tempo de dedicação de cada profissional envolvido. Além de ter mais controle financeiro sobre os projetos, você também terá uma visão mais clara sobre horas extras e banco de horas, podendo inclusive reduzir os custos no fechamento da folha de pagamento.

Por fim, o apontamento de horas é positivo tanto para empregadores, quanto para empregados. Enquanto a empresa tem uma visão mais clara de todos os processos, os funcionários conseguem demonstrar todo o esforço feito para cumprir suas atividades. Por este ponto de vista, a ferramenta de timesheet indica os colaboradores que merecem ser valorizados e reconhecidos quando o desempenho se destaca dos demais. 

Você já está convencido de que o apontamento de horas é realmente importante para monitorar o tempo dedicado aos projetos e atividades da sua empresa? Então, não perca o próximo post desta série, que é sobre como aplicar o modelo timesheet e qual o impacto do apontamento de horas para o seu negócio.

 

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