Ponto móvel nas empresas: como utilizar e gerir colaboradores remotos?

Tempo de leitura: 7 minutos

 

O uso do ponto móvel é uma excelente ferramenta para que empresários e gestores de colaboradores que atuam remotamente (home office, teletrabalho, consultoria externa), possam fazer a gestão da presença destes funcionários sem assédio. Isso porque quando conectado à internet estes sistemas fornecem informações em tempo real sobre a presença e o local do registro de ponto. Assim, é possível acompanhar em tempo real e de qualquer lugar a presença dos colaboradores externos.

Além disso, esta tecnologia está cada vez mais interessante, isso porque com a possibilidade de registro via reconhecimento facial garante a fidelidade da informação, bem como a segurança jurídica, devido a guarda destas informações em servidores seguros, na nuvem. Toda essa evolução tecnológica está cada vez mais acessível às empresas. Para acabar com todas as dúvidas sobre este tema preparamos este post.

Como você faz a gestão dos colaboradores remotos?

Segundo a legislação brasileira, todas as empresas com 10 ou mais funcionários precisam fazer a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores. Com a reforma trabalhista foram regulamentadas novas formas de trabalho, como o home office e a jornada intermitente. Além disso, já existiam atividades como o trabalho externo, que têm uma característica semelhante, no ponto de vista do acompanhamento da jornada.

A maioria dos profissionais se dirige todos os dias para as dependências da empresa, onde executam as funções. As empresas, por sua vez, estipulam um formato de gestão de ponto e todos os colaboradores fazem os registros diariamente. A dúvida surge quando o profissional não trabalha na sede ou filial da empresa. É o caso dos funcionários que atuam, por exemplo,  , como representantes comerciais, consultores, motoristas profissionais, entre outros.

É geralmente nessas situações que fica evidente a necessidade de contratar um ponto móvel para gerir os colaboradores. Afinal, acompanhar o registro de ponto de forma manual demanda esforço operacional e tempo do RH. Com a tecnologia é possível automatizar e gerir o ponto dos colaboradores online, tudo em tempo real (basta escolher uma solução em nuvem).

Como funciona o ponto móvel?

O ponto móvel é uma alternativa para a coleta, acompanhamento e tratamento da jornada de trabalho dos colaboradores que não atuam na sede ou filiais da empresa. Portanto, a aplicação precisa funcionar em qualquer lugar onde o profissional estiver. É importante destacar que o ponto móvel não pode permitir marcações automáticas, ou exigir autorização prévia para informar sobrejornada. A ferramenta também não pode (em hipótese alguma) possibilitar modificações ou a eliminação dos dados registrados.

Resumindo, o ponto móvel é uma solução de registro de ponto que acompanha o colaborador onde ele estiver. Ou seja, é como se cada funcionário tivesse um relógio de ponto virtual consigo. Como isso é possível? Por meio de aplicativos para dispositivos móveis (tablets e smartphones), aplicativos para computadores ou mesmo leitores biométricos. Mas, vale ressaltar que é fundamental que o ponto móvel esteja adequado à Portaria 373/11, do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), que  legisla sobre os sistemas alternativos de registro de ponto dos colaboradores e quais requisitos o equipamento deve ter.

Quais as vantagens de implantar o ponto móvel?

Para o RH

Optar por um sistema de ponto móvel é um meio de otimizar o trabalho do RH, pois passa a receber as informações em tempo real, tudo online, acabando com a gestão via planilhas ou papel. Também elimina a necessidade de um intermediário para a busca dos registros em lojas ou filiais distantes, bem como as inconsistências nos registros e possibilidade de cálculos errados, uma vez que este processo é todo automatizado.

A tecnologia possibilita gerir de forma eficiente as horas extras e realizar análises em tempo real. Isso sem falar que as informações ficam centralizadas num único lugar. Os colaboradores também ficam mais confiantes com a transparência proporcionada pelo ponto eletrônico, uma vez podem acessar os próprios dados em um espelho online e fazer justificativas, anexar documentos ou mesmo acessar o holerite, tudo pelo navegador de computador e celular.

Para a tecnologia da informação

A área de TI das empresas visa a segurança e integridade dos dados da empresa, com base nisso um  ponto móvel pode ajudar e muito, isso sem onerar o time de TI ou mesmo necessitar de investimento em  infraestrutura, como a aquisição de equipamentos como data centers, que envolvem um alto investimento para compra e manutenção.

Ao contar com sistemas que atuem em cloud computing, as empresas e os departamentos de TI têm a garantia da segurança das informações a um custo zero. Mas para isso, é importante contar com um fornecedor que ofereça este serviço de salvaguarda das informações em servidores com disaster recovery e em conformidade com ISO 27001, PCI (Security Standards Council) e SOC (Security Operations Center), como os da Ahgora.

Para a gestão da empresa

O acesso ao sistema e aos dados é feito por meio de tecnologias como cloud computing e IoT. Esses recursos favorecem o acompanhamento da jornada dos colaboradores, proporcionando uma gestão eficiente do banco de horas, maior controle sobre as horas extras, faltas e atrasos. Isso tudo online, de qualquer lugar, o que torna a gestão mais fácil e ágil e ainda auxilia a reduzir custos com horas indevidas, bem como os custos invisíveis.  

Outro ponto importante é que estas tecnologias estão super acessíveis por meio do modelo de comercialização SaaS, que é o software como um serviço, ou seja, a empresa paga uma mensalidade para utilizar a ferramenta e tem acesso a mesma por meio do navegador de computador. Além disso, as empresas passam a contar com softwares sempre atualizados e em conformidade com a lei, sem precisar pagar um centavo a mais pela atualização.

Soluções de ponto móvel que você precisa conhecer

Ahgora Multi

O Ahgora Multi é um aplicativo que pode ser instalado em tablets ou smartphones e funciona como um ponto móvel. O aplicativo utiliza a câmera do equipamento para fazer o registro do ponto do colaborador via reconhecimento facial. No momento da batida, o sistema ainda registra a localização do colaborador, o que dá ainda mais transparência na relação empresa-colaborador, sem a necessidade do gestor ficar ligando para saber onde o colaborador está ou se já começou a realizar a atividade externa, que é um grande desafio no  caso de empresas que têm profissionais trabalhando fora da sede ou filiais.

Ahgora Batida Online

Essa é mais uma aplicação que pode ser utilizada para o registro de ponto móvel. O Ahgora Batida Online permite fazer o registro da jornada de trabalho diretamente pelo computador. Basta acessar o sistema via navegador, com liberação via IP, ou aplicativo para windows para registrar o ponto. Também é possível adicionar um leitor biométrico para fazer o registro, o que aumenta o nível de segurança. O equipamento é pequeno e pode ser transportado para qualquer lugar e se conecta ao computador por meio da entrada USB.

Agora você já tem mais clareza sobre o ponto móvel e conhece algumas aplicações. Que tal simplificar a gestão de colaboradores remotos aí na sua empresa? Solicite uma demonstração e tire todas as suas dúvidas.  

Se você quer saber mas sobre a gestão de ponto sugerimos a leitura do post “6 negócios que otimizaram processos utilizando software de gestão de ponto”.

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