O que é timesheet e como fazer o apontamento de horas?

Tempo de leitura: 4 minutos

o que é timesheetMonitorar o tempo dedicado para a execução de atividades ou projetos é importante para a sua empresa? Se a resposta for afirmativa, o timesheet pode ser uma alternativa eficaz para mensurar as horas dedicadas a uma demanda específica. Por isso, neste post vamos esclarecer o que é timesheet e apresentar meios de fazer o apontamento de horas e mensurar a produtividade no trabalho.


Afinal, o que é timesheet?

O timesheet é muito usado por alguns segmentos, como empresas de consultorias, agências de comunicação e design e também por desenvolvedores. Mas, este formato de monitoramento pode ser melhor explorado e aplicado em várias outras atividades. Portanto, vamos definir o que é timesheet: basicamente é a ação de registrar o tempo dedicado para a realização de uma determinada atividade ou projeto.

A principal função do timesheet é proporcionar uma gestão mais eficaz do tempo, por meio da análise das informações registradas pelos colaboradores. Ou seja, com o timesheet é possível colocar na ponta do lápis todo o esforço para a execução de uma determinada demanda e calcular exatamente o custo de um projeto. Com isso, fica mais fácil identificar quais atividades geram lucro para a empresa e quais a fazem operar no vermelho.

Como fazer o apontamento de horas?

o que é timesheet

Depois de saber o que é timesheet é preciso entender como funciona o apontamento de horas. Ele pode ser feito de diversas formas, desde o preenchimento em papel, em planilhas de excel e até em softwares específicos. Existem dois formatos de apontamento: retroativo e corrente, o primeiro é usado para descrever as atividades depois que foram executadas e o segundo ocorre durante a execução.

A análise das horas apontadas costuma reunir dados muito relevantes para as empresas. Pois, considerando o tempo de execução de cada profissional envolvido, é possível estimar a duração e o custo de um projeto. Diante disso, podemos dizer que o timesheet também pode orientar a precificação de projetos e elaboração de orçamentos. Porém, para que essa mensuração seja realista é primordial contar com a participação efetiva da equipe.

Principais desafios de implantar o timesheet

Um estudo publicado pela Harvard Business Review afirma que os trabalhadores norte-americanos não preenchem seus timesheets corretamente e isso custa bilhões de dólares ao dia. Segundo o artigo, o apontamento de horas diário é mais preciso do que o preenchimento semanal, até porque muitos profissionais têm dificuldade de recordar as atividades que executaram em dias anteriores. E, se o preenchimento do timesheet for incorreto, o mapeamento de custos também será, assim como a análise de produtividade.

Portanto, o grande desafio da gestão de pessoas é sensibilizar os colaboradores sobre o que é timesheet, qual a sua funcionalidade e porque é importante para a empresa que as informações sejam o mais verdadeiras possíveis. Nesse sentido a tecnologia pode simplificar o apontamento de horas, tornando o registro de atividades mais automatizado e confiável.

5 passos para começar a fazer o apontamento de horas

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1. Apresente a metodologia

Explique o que é timesheet e sensibilize sua equipe sobre a importância de fazer o apontamento de horas corretamente. Uma dica é mostrar o quão incômodo era fazer o apontamento em papel e o quanto a tecnologia simplificou isso.

2. Escolha uma solução

Escolha uma ferramenta que simplifique o registro de atividade e automatize a conferência entre horas apontadas e horas trabalhadas.

3. Motive a equipe

Defina estratégias para motivar os colaboradores a fazer o apontamento de horas. Você pode, inclusive, estabelecer recompensas para quem registrar as atividades diariamente.

4. Acompanhe o apontamento de horas

Determine os tipos de apontamento que deseja mensurar: por projeto, por cliente, por atividade ou equipe e monitore os registros ao longo do tempo.

5. Analise a produtividade e rentabilidade

Com o mapeamento das horas dedicadas para cada etapa de um projeto ou para cada cliente, fica mais fácil analisar a produtividade dos colaboradores, a rentabilidade dos serviços prestados e o tempo de execução de atividades rotineiras. Use essas informações para orientar a tomada de decisões.

Agora que você sabe o que é timesheet e a importância do apontamento de horas já pode começar a planejar a implantação deste método aí na sua empresa. Continue acompanhando nosso blog, pois em breve publicaremos outros posts sobre este assunto. Vamos trazer ainda mais detalhes sobre o timesheet e apresentar soluções para uma gestão mais eficaz do tempo.