Como apresentar uma mudança organizacional para sua equipe

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 Mudança organizacional: como apresentar para sua equipe

Você tem dificuldade em gerenciar o impacto causado por uma mudança organizacional? Esse é um problema muito comum. E, como se trata do cotidiano empresarial, cabe ao RH encontrar meios de minimizar a resistência e ajudar os colaboradores a enxergarem os motivos (e as vantagens) do novo. Neste post vamos apresentar uma alternativa que costuma ser muito eficaz para conquistar adesão de colaboradores.  

Por que é tão difícil promover a mudança organizacional?

Já tentou escrever com a mão oposta a que você sempre usou? Independente se você é destro ou canhoto, vai perceber que essa transição não é tão simples quanto parece. Esse é só um exemplo de que a mudança não é fácil para ninguém. Afinal, é preciso sair de uma zona de conforto para iniciar algo novo, o que pode gerar incômodos e dificuldades. A mudança organizacional não é diferente. Mesmo quando é algo desejado, requer um período de adaptação.  

Vamos usar como exemplo o registro da jornada de trabalho. É algo feito diariamente na empresa, portanto, já um hábito. Mesmo que os colaboradores não percebam, eles estão acostumados a fazer as marcações de ponto. Então, quando a empresa decide mudar o método ou sistema utilizado, é normal surgirem alguns contratempos. Por isso, a orientação é criar uma estratégia para comunicação as mudanças organizacionais. Uma alternativa que tem se mostrado muito eficaz são os vídeos, que têm boa aceitação entre os colaboradores.

O portal Think With Google afirma que 2019 é o ano em que as pessoas passarão mais tempo assistindo a vídeos online. A principal vantagem dos vídeos é a variedade de formatos, já que podem ser feitos desde conteúdos institucionais, entrevistas, debates, vídeo cases, entre tantos outros.

Listamos abaixo algumas das principais vantagens de usar vídeos na estratégia de comunicação do RH:

  • fortalecem a cultura da empresa;
  • sensibilizam os colaboradores;
  • orientam sobre um comportamento desejado;
  • transmitem informações estratégicas;
  • apresentam produtos ou serviços;
  • integram os colaboradores;

Como usar vídeos para incentivar a mudança organizacional?

Os vídeos são uma excelente estratégia para comunicar a mudança organizacional, minimizar a resistência ao novo e acelerar o processo de adaptação. Mas, é normal que o RH tenha dúvidas sobre como elaborar vídeos para estimular a adesão dos colaboradores às mudanças. Por isso, vamos apresentar um passo a passo básico para ajudar o seu RH a começar a usar vídeos como um recurso de comunicação.  

Os vídeos podem ser usados tanto para contar a história da empresa, orientar sobre processos e até comunicar mudanças organizacionais, entre várias outras possibilidades. Independente do motivo escolhido, para utilizar este recurso é importante seguir algumas etapas, que descreveremos a seguir:

  1. Pré-produção

Todo vídeo começa com a pré-produção. Afinal, antes de sair gravando por aí, é preciso definir qual o objetivo do vídeo. Para exemplificar cada uma das etapas, vamos supor que a intenção do RH ao fazer um vídeo é incentivar os colaboradores a fazer o registro de ponto com o sistema da Ahgora.  

Briefing

Partido do objetivo inicial, é importante elaborar um breve briefing que irá conduzir a produção do vídeo. A proposta do briefing é descrever para quem é o vídeo. É para todos os colaboradores ou para um setor ou unidade específica? Tente ter a resposta clara, pois é fundamental saber quem serão os seus espectadores. Por exemplo, talvez o RH tenha identificado que todos os setores aderiram bem ao novo sistema de ponto, mas os trabalhadores externos ainda não se adaptaram à novidade. Neste caso, o vídeo pode ser mais direcionado para este público. Também é importante definir qual a mensagem o RH deseja transmitir. No caso do ponto eletrônico, pode ser desde a importância de cumprir a legislação e a transparência nas relações profissionais, até o próprio fim do apontamento manual, que já está ultrapassado.

Roteiro

Com o objetivo do vídeo definido, é hora de esboçar um roteiro. Não precisa ser nada de cinema, basta um passo a passo de como você imagina o vídeo. Ou seja, o roteiro pode conter informações explicativas, como legislação pertinente ao registro de jornada de trabalho; depoimentos de colaboradores – uma dica é ter alguém do próprio RH explicando as facilidades do ponto eletrônico; convide também profissionais de outros setores para falar sobre a experiência ou expectativa com o novo sistema; a direção da empresa também pode participar, explicando os benefícios da mudança organizacional, etc. Para deixar o roteiro bem completo, você também já pode apontar os locais da empresa onde serão feitas as gravações. Sempre que possível, priorize os locais mais silenciosos.

2. Produção

Depois da pré-produção é hora de colocar os planos em prática. Quando o RH tem um orçamento, pode destinar uma parte da verba para contratar uma produtora de vídeos. Mas, sabemos a realidade nem sempre é essa. Então, talvez seja necessário recorrer ao auxílio do setor de comunicação e fazer algo mais caseiro (o que não significa que será menos eficaz). Inclusive, os vídeos produzidos por “amadores” fazem muito sucesso na internet, uma prova disso são os stories do Instagram. Então, não deixe de fazer pela limitação financeira. Faça o melhor que puder, com as ferramentas que tiver à disposição. O principal é transmitir a mensagem que se deseja. Feito é melhor do que perfeito!

3. Pós-produção

Por fim, a etapa final da produção de vídeos é a edição, que é a organização do conteúdo que foi gravado. Caso você faça o vídeo internamente, já pode gravar tudo na ordem que deseja exibir, para não ter muita necessidade de edição. A dica aqui é inserir no vídeo a marca da sua empresa, adicionar legendas com o nome e setor de quem participa. E, novamente, isso também é algo que pode ser feito facilmente usando aplicativos gratuitos.

Projeto – Planejamento

  • Naming do projeto
  • Conceptualização
  • Estruturar roteiro padrão de perguntas para entrevistas
  • Definir calendário de publicação
  • Construir identidade para vinhetas, títulos, GC, etc.

Vídeo – Planejamento

  • Coleta de dados sobre o assunto
  • Criar briefing dos vídeos (+peças associadas)
  • Aprovar briefing dos vídeos (+peças associadas)
  • Chamada de elenco (solicitar bio e foto convidado)
  • Definir atribuições e cronograma de produção
  • Bloquear agendas no Google Calendar

Vídeo – Conteúdo

  • Produção (materiais de apoio, TP, receber convidados…)
  • Listar storyboards (planejar cenas) para arquivo de imagens
  • Conduzir entrevista
  • Decupar entrevista gravada
  • Escrever descrição para YouTube
  • Desenvolver posts para mídias sociais (Instagram, Twitter, Facebook, LinkedIn)

Vídeo – Produção

  • Fazer storyboards (planejar cenas)
  • Produção (preparar cenografia, testar equipamentos, etc.)
  • Gravar vídeos para arquivo de imagens com base em storyboards
  • Gravar vídeo da entrevista
  • Editar vídeo da entrevista

Vídeo – Publicação

  • Upar vídeo editado para YouTube e Facebook
  • Publicar Vídeo (versão final no YouTube e Facebook)
  • Fazer backup (versão final no Google Drive)
  • Incluir CTAs em posts do blog e site
  • Agendar posts para mídias sociais (Instagram, Twitter, Facebook, LinkedIn)
  • Encaminhar para parceiro/Assessoria/etc.

Depois de seguir essas etapas o seu vídeo estará pronto. O passo seguinte é definir a estratégia para divulgação. O RH pode reunir todos os colaboradores para uma sensibilização e assistirem juntos, pode ser exibido por setores, enviado por e-mail. Enfim, a distribuição deve seguir o perfil da sua empresa.

Vale ressaltar que depois tudo isso, o mais importante é avaliar a receptividade do vídeo. Procurar identificar se facilitou a compreensão da mudança organizacional e se evitou – ou diminuiu – a resistência ao novo. Se desejar, compartilhe conosco os resultados alcançados com os vídeos, principalmente se forem usados para incentivar o registro de ponto

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