Como aplicar o modelo timesheet e quais as vantagens do apontamento de horas

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modelo timesheetEstamos publicando uma série de posts sobre o modelo timesheet. Já abordamos desde o que é timesheet e os desafios para fazer o apontamento de horas, até os erros mais comuns e os principais motivos para implantar esse processo na sua empresa. Hoje vamos apresentar como aplicar o timesheet na prática, suas vantagens e como estimular a participação da equipe.

Tomar decisões a partir da análise de dados deixou de ser algo excepcional e se tornou uma necessidade. Há alguns anos o portal Exame.com afirmava que o futuro do RH está no big data, mas com o avanço da tecnologia essa perspectiva já faz parte do presente. A sua empresa certamente tem inúmeros dados que talvez ainda não são explorados, mas eles podem orientar a tomada de decisão, aumentar a produtividade e até reduzir custos.

O próprio modelo timesheet é um exemplo que auxilia na tomada de decisão. Por meio do registro do tempo dedicado para a realização de cada atividade ou projeto é possível identificar gargalos, medir a produtividade entre colaboradores e equipes e até calcular com exatidão o custo de um projeto.

A sua empresa deve possuir um sistema de registro de ponto que quantifica o tempo que cada funcionário trabalha. Porém, isso não é suficiente para identificar quais atividades cada profissional desenvolveu durante o expediente. É aí que entra o modelo timesheet, muito usado por consultores, desenvolvedores, agências e profissionais de comunicação e design. A função do timesheet é qualificar as horas que foram quantificadas pelo registro de ponto.

Apontamento de horas: 3 dificuldades que a tecnologia ajuda a superar

O apontamento de horas em papel é uma das principais dificuldades encontradas por quem deseja implantar o modelo timesheet. Primeiro, porque o colaborador faz o preenchimento a mão e para manter o histórico dos dados é preciso arquivar os próprios papéis ou transferir as informações para alguma planilha ou outro meio digital. Esse retrabalho demanda muito tempo e ainda está sujeito a erros, pois a própria grafia pode dificultar o entendimento, comprometer a informação e, consequentemente, a análise.  

1. Preenchimento do timesheet

Com a tecnologia fica muito mais fácil engajar a equipe para o preenchimento do timesheet. Existem diversas soluções no mercado e o uso é muito semelhante: basta descrever a atividade, classificá-la, por projeto ou cliente e indicar o tempo de execução. Um aspecto importante é que o modelo de timesheet escolhido permita somente o apontamento de horas efetivamente trabalhadas. Isso significa que se o funcionário encerrou o expediente às 18h, por exemplo, ele não poderá apontar a execução de uma atividade até às 18h15, pois o próprio sistema identificará a inconsistência entre as informações.

modelo timesheet2. Conciliação dos dados

Certamente diversas empresas e profissionais já desistiram do modelo timesheet pela dificuldade em fazer a conferência entre as horas trabalhadas e a descrição das horas dedicadas para determinada atividade ou projeto. No entanto, existem ferramentas que fazem essa conciliação de forma automatizada. Com apenas um clique o RH ou gestores podem visualizar quantas horas não foram registradas e quais são os intervalos que precisam de preenchimento.

3. Análise de Dados

Para quem faz todo o monitoramento de horas em papel ou usando planilhas de excel, a elaboração de relatórios é outra dor de cabeça. Quanto maior a empresa, maior é o tempo para gerar relatórios que comparem a produtividade entre períodos, equipes ou mesmo entre colaboradores com a mesma função. Logo, ter o dado e não conseguir analisá-lo é o mesmo que não tê-lo. Mas, o modelo de timesheet da Ahgora elimina essa dificuldade, pois ele gera relatórios em questão de segundos.

Como motivar seus colaboradores a usar o modelo timesheet

Explique o benefício do modelo timesheet

Monitorar o tempo não deve ser um interesse só da empresa, mas também do funcionário, pois com o modelo timesheet é possível comprovar o esforço e a dedicação para a realização de suas atividades. Além de idenfiticar oportunidades, gargalos e até períodos improdutivos. Portanto, demonstre a confiança que você tem na equipe e explique os motivos e benefícios do timesheet, para ambas as partes.

Treine sua equipe para usar a ferramenta escolhida

Vamos partir do princípio que você vai usar a tecnologia para fazer o apontamento de horas. Antes de começar é fundamental apresentar a ferramenta, seus recursos e tirar eventuais dúvidas. Mesmo que a solução escolhida seja completamente intuitiva podem surgir questionamentos. Então, para estimular o uso do modelo timesheet é importante explicar o uso e treinar a equipe. A escolha de uma ferramenta intuitiva, que permite a atualização de forma rápida e sem burocracias também pode ser um estímulo ao registro.  

modelo timesheet

Compartilhe os relatórios

Você pode compartilhar as análises de dados com a equipe para apresentar resultados positivos alcançados, assim como outras informações relevantes sobre o apontamento de horas. Uma dica é apresentar aos colaboradores os principais motivos ou períodos de improdutividade e outros gargalos, para juntos resolverem essa situação. Além de tornar as relações de trabalho mais transparentes, os relatórios também são um ponto de partida para identificar novas oportunidades e traçar ações que aumentem a produtividade.

Agora você já sabe que com a tecnologia é possível implantar o modelo timesheet de forma fácil e efetiva. Lembre-se de fazer acompanhamentos regulares para ouvir o feedback dos seus colaboradores sobre o apontamento de horas, identificar melhorias no processo e fazer eventuais ajustes. Quando a equipe percebe que suas opiniões são valorizadas, tende a ficar mais engajada e proativa. Outra forma de estimular o preenchimento do timesheet é oferecendo recompensas. Mas, isso já é assunto pra um próximo post.