5 desvantagens de usar o livro ponto e como solucioná-las

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livro ponto

Você ainda tem dúvidas sobre como fazer o registro de ponto na sua empresa? Durante muito tempo o apontamento foi feito manualmente, em livro ponto ou em relógio cartográfico. Com a tecnologia surgiram os sistemas de registro de ponto, que automatizaram o apontamento da jornada de trabalho. Neste post vamos abordar as principais diferenças entre os formatos de registro de ponto, suas desvantagens e vantagens.

Os principais perigos do livro ponto

Comparando com todas as facilidades que a tecnologia nos oferece atualmente, o livro ponto é uma alternativa ultrapassada. Basta ter um smartphone para estarmos conectados a tudo. Podemos realizar serviços bancários, pedir refeições, traçar rotas mais rápidas, entre tantas outras facilidades. Mas aí, quando você chega na empresa, faz o registro da jornada de trabalho de forma manual.

Se para o colaborador o livro ponto se tornou ultrapassado, imagine para o RH. Afinal de contas, o setor é responsável pela gestão do ponto, horas extras e fechamento da folha, entre outras demandas. Isso sem falar que o apontamento manual está sujeito à rasuras, extravio, registros incorretos e famoso horário britânico (a marcação fixa que repete o horário contratual).

Com a chegada do eSocial, as informações em papel precisam ser digitalizadas – imagine só, digitar os registros de ponto um a um. É um desperdício de tempo (logo, de dinheiro) sem tamanho – quer para o RH, para o setor Financeiro ou para a Contabilidade que terá que fechar a folha de pagamento. Essa demora pode se traduzir em pesadas multas, caso o prazo de exportação de informações seja estourado.

Conheça 5 desvantagens do livro ponto e como resolvê-las

A principal justificativa de quem escolhe o livro ponto geralmente está associada ao baixo investimento financeiro. Porém, este é um dos casos em que o barato pode sair muito caro. Por isso, listamos abaixo os principais perigos de usar o livro ponto e como solucioná-los. Confira:

1. Vulnerabilidade

O livro ponto é o método mais suscetível a falhas e rasuras. Como pode ser preenchido a qualquer momento, o registro se torna vulnerável, pois pode ser modificado. Vale lembrar que o registo de jornada de trabalho é um documento com valor jurídico. Portanto, caso tenha rasuras deve ser refeito.

Solução: O registro de ponto eletrônico garante a precisão das informações e impede o apontamento com erros ou incoerências. Além disso, mantém o histórico de inclusões ou alterações de marcação, o que ‘blinda’ a empresa juridicamente. Além de relógio ponto homologado, a Ahgora possui mais de uma aplicação voltada para o registro da jornada de trabalho. Portanto, está preparada para atender necessidades distintas.

2. Dificuldades no preenchimento

O livro ponto requer mais atenção do empregado para preencher a hora exata do início e encerramento da jornada de trabalho. Isso sem falar que o processo é muito lento, requer atenção para evitar rasuras. Além disso, tem as situações em que o colaborador não está presente fisicamente na sede da empresa e com isso não pode fazer o registro e depois se torna impossível lembrar os horários exatos e a duração da jornada.

Solução: A proposta da Ahgora é unir tecnologia e serviços para facilitar a gestão empresarial. Por isso, suas aplicações funcionam em qualquer lugar. Ou seja, são disponibilizadas alternativas eficientes até para gerir a presença de colaboradores externos, como é o caso do registro de ponto via celular.

3. Inconsistência das informações

É inviável monitorar o registro da jornada de trabalho de cada colaborador. Isso torna o  livro ponto passível de fraudes, uma vez que o empregador não consegue acompanhar as marcações relacionadas à jornada de trabalho. Essa falta de controle favorece a inconsistência das informações. Mas, como o livro ponto é um documento, depois de registrado não há como o empregador contestar as marcações.

As informações podem se tornar desencontradas, por exemplo: o colaborador informa um horário ao gestor por e-mail ou rede social, registra outro horário aproximado no livro ponto e nenhum dos dois confere com a jornada prevista pelo RH.

Solução: É possível reduzir de 30% a 60% do tempo dedicado às tratativas de ponto ao descentralizar a gestão. Isso porque o processo é automatizado e dá mais agilidade para o RH. Colaborador, gestor e RH têm acesso às mesmas informações em tempo real, de acordo com o nível de autorização que for pertinente a cada função.

4. Demora da gestão de ponto

O livro ponto demanda muito trabalho do RH, em empresas com muitos funcionários essa gestão pode se tornar uma dor de cabeça. Imagine somar manualmente as horas trabalhadas de cada colaborador para só então fazer o fechamento da folha. Isso sem falar na tratativa do ponto e acompanhamento de horas extras. São demandas que tornam a gestão do ponto muito morosa e ineficiente.

Solução:Com o software de gestão de ponto eletrônico da Ahgora é possível acompanhar todas as informações em tempo real. Além disso, a aplicação possui integração com mais de 50 sistemas de folha de pagamento. Isso aumenta a eficiência da gestão do ponto e o fechamento da folha de pagamento, que pode ser feita em poucos cliques.

5. Riscos fiscais e trabalhistas

A legislação trabalhista determina que empresas com mais de dez funcionários têm a obrigação de fazer o controle da jornada dos colaboradores. Porém, no caso de ações judiciais, o livro ponto é uma alternativa que dificulta o andamento do processo. A análise dos registros é muito lenta, o que impede a celeridade do judiciário. Outro risco que as empresas correm é o extravio do livro ponto, causando grande um prejuízo às provas.

Solução:  As aplicações fornecidas pela Ahgora atendem 100% da legislação trabalhista. Inclusive são homologadas pela Portaria 1.510/09 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), que regulamenta o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) e a Portaria 373/11, que discorre sobre o uso de sistemas alternativos de ponto eletrônico.

Já se convenceu de que o livro ponto tem muitas desvantagens e praticamente nenhum benefício? Por outro lado, a tecnologia proporciona mais eficiência à gestão do ponto, entre tantas outras vantagens. Entre em contato com a Ahgora e solicite uma demonstração. Para saber mais sobre software de registro de ponto sugerimos a leitura dos artigos abaixo:

Controle de Ponto: tudo que a sua empresa precisa saber

Como escolher um sistema de registro de ponto?

6 motivos para contratar o software de gestão de ponto eletrônico da Ahgora

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