Outsourcing: como fazer a gestão de presença de trabalhadores remotos

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gestão de presença de trabalhadores remotos

A terceirização cresceu significativamente nos últimos anos. E, com a reforma trabalhista, a expansão deste formato de contratação deve ser ainda maior. A grande preocupação das empresas e profissionais de RH do setor é sobre como fazer a gestão de presença de trabalhadores remotos. A resposta é simples: basta usar a tecnologia para garantir o cumprimento das escalas de trabalho.   

Porém, antes de abordarmos a tecnologia em si, é importante contextualizar a gestão de presença dos trabalhadores remotos. As empresas podem terceirizar diversas atividades. Como exemplo podemos citar os serviços de TI, que são altamente estratégicos e podem agregar muito valor; atividades intermediárias, como a folha de pagamento; e serviços básicos, como a limpeza, entre outras funções. Cada uma tem características próprias, que devem ser consideradas.

As dificuldades da gestão de presença de trabalhadores remotos

Embora a terceirização traga inúmeros benefícios para as organizações, ela também é motivo de dor de cabeça para o RH. Afinal de contas, é preciso monitorar a presença dos profissionais em seus postos de trabalho, garantir o deslocamento ou providenciar refeições, entre tantas outras preocupações. A dificuldade maior é depender da proatividade dos líderes para ter acesso às informações, uma vez que o RH está fisicamente distante.

Quando a gestão de presença dos trabalhadores remotos não é feita em tempo real, o RH se torna reativo. Isso ocorre justamente pela dificuldade em acessar informações (muitas vezes, em forma de registros físicos), o que confere lentidão dos processos. Até que o RH identifique que algo precisa ser melhorado, já se passaram dias ou semanas… e o prejuízo já ocorreu. Além de impactar na produtividade, essa realidade pode implicar no descumprimento da legislação, entre outros aspectos.

A gestão de presença de trabalhadores remotos sem o uso da tecnologia é muito lenta e ineficiente. E, o acompanhamento dos colaboradores tende a ser ainda mais desafiador quando o RH precisa analisar aspectos como:

  • rotatividade;
  • absenteísmo;
  • produtividade;
  • motivação;
  • qualidade dos serviços.

No entanto, também vale ressaltar que a gestão de presença de trabalhadores remotos não é uma preocupação só do RH. Afinal de contas, diretores, proprietários de empresas e lideranças também estão em busca de soluções que simplifiquem a rotina, reduzam custos e garantam a produtividade.

Tecnologia para o monitoramento em tempo real

Um estudo específico sobre a terceirização de serviços de TI aponta que o mercado “as a service” cresceu 39%. Enquanto isso, os serviços tradicionais tiveram uma queda de 1%. Portanto, na hora de escolher um sistema para a gestão de presença de trabalhadores remotos, as empresas estão priorizando o SaaS – também chamado de software como serviço. Algumas das vantagens deste modelo são:

  • economia financeira;
  • acesso remoto;
  • informações em tempo real;
  • atualização constante.

Na prática funciona assim: a empresa escolhe um sistema especializado, contrata o plano mais adequado para a sua realidade e começa a usá-lo. Não é preciso investir em infraestrutura, fazer instalações ou qualquer outro tipo de implantação. Obviamente, que a partir da assinatura, será oferecido um treinamento inicial sobre o uso do sistema, funcionalidades e diferenciais. E, a partir disso, é só começar a usar.

Para as empresas de outsourcing ou companhias que têm alguns colaboradores neste formato de trabalho, o SaaS simplifica muito a rotina. A principal vantagem é a gestão de presença de trabalhadores remotos em tempo real. Assim  que o colaborador registra o ponto e inicia suas atividades, o RH já pode acompanhar. Todas as informações são salvas em nuvem, portanto podem ser acessadas de qualquer lugar e a qualquer momento.  

O monitoramento em tempo real e a disponibilidade dos dados aumenta a capacidade analítica do RH. O próprio sistema emite relatórios que facilitam o acompanhamento dos colaboradores e apresentam métricas necessárias para a gestão de terceirizados. O RH passa a ter todas as informações necessárias para antecipar situações e até impedir eventuais problemas. Além disso, as lideranças também ganham mais autonomia para acompanhar informações como presenças, faltas, atrasos e justificativas.

Se você tem uma empresa de outsourcing ou faz a gestão de presença de trabalhadores remotos e ainda não usa um software especializado, não espere mais. Escolha uma aplicação para simplificar a sua rotina, aumentar o controle sobre as informações e simplificar o planejamento de custos.

Para saber mais sobre o assunto sugerimos a leitura dos artigos abaixo. Além disso, você também pode entrar em contato conosco para esclarecer dúvidas sobre o funcionamento do software para gestão de presença de trabalhadores remotos.

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