Gestão de ponto digital: otimize e torne o seu RH estratégico

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A legislação trabalhista brasileira determina que todas as empresas com mais de 10 empregados têm a obrigação de realizar a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores. Esse acompanhamento pode ser realizado de forma manual ou eletrônica. Um dos modelos mais eficientes e seguros é por meio do ponto digital. O sistema é mais eficiente do que os modelos antigos pois oferece precisão na informação, e evita erros e incoerências no registro.

Um sistema de registro de ponto eletrônico oferece inúmeras vantagens às organizações. Ele possibilita o acesso unificado às informações e acaba com o número infindável de planilhas e documentos que não conversam entre si. O resultado imediato é o aumento da produtividade da equipe. O departamento de RH tem um ganho significativo de tempo no tratamento de informações como faltas e atrasos, evita erros e inconsistências nas informações, bem como agiliza o fechamento da folha de pagamento.

A gestão por sua vez consegue ver em poucos cliques quais funcionários estão fazendo mais horas extras e quais têm ausências injustificadas. Isso promove a descentralização do RH, dando mais autonomia aos líderes e tornando os processos mais ágeis. A tecnologia contribui ainda para evitar possíveis processos trabalhistas, pois todos os dados são computados e confiáveis. Inclusive este é um dos principais benefícios de ter tudo no ambiente digital, evitando inconsistências de dados, erros, rasuras e falhas. Problemas com horas extras e divergências em relação a férias e períodos de descanso são os motivos que mais levam às ações judiciais.

Outro ponto importante é que essa ferramenta integra inclusive os trabalhadores remotos. Por meio de um dispositivo eletrônico, os funcionários que exercem atividades fora da empresa podem confirmar sua entrada e saída de onde estiverem.

Tipos de coleta de ponto

O registro do ponto digital pode ser feito por:

  • Leitor biométrico – Este método realiza o registro dos funcionários através de um leitor biométrico 3D antifraude digital. É possível cadastrar dois dedos diferentes para cada funcionário. Para poder utilizar esta forma de registro, basta apenas cadastrar a digital do colaborador ou visitante no equipamento.
  • Cartão de proximidade – Este método de identificação é realizado através da aproximação de um cartão em uma área sensível do equipamento. Os cartões possuem internamente um chip com um código único e uma antena que funciona com radiofrequência. Basta aproximar o cartão ao leitor para que o funcionário ou visitante seja identificado. Este método possui maior segurança e durabilidade quando comparado com outros tipos de registro por cartão, isso porque praticamente não tem contato mecânico com o equipamento.
  • Código de barras – O registro por código de barras é efetuado através de um cartão codificado utilizado pelo funcionário. A leitura é feita assim que o funcionário passa seu cartão na fenda de leitura e o leitor ótico visualiza o código de barras impresso no cartão. Este leitor utiliza tecnologia “infrared”, que aceita os seguintes padrões: 3 de 9; 2 de 5 e 2 de 5 intercalado.
  • Com teclado – O método de identificação via “Usuário & Senha” é realizado através do teclado do equipamento. O funcionário ou visitante possui em seu cadastro um número de identificação (ID) e uma senha, pré-configurados, para utilizar o teclado.

O ponto digital pode ser realizado ainda via leitor no computador. Um USB é conectado ao equipamento e a marcação é feita por meio da leitura da digital. Também é possível registrar a batida via browser, inserindo a matrícula e a senha. Outra forma é utilizando um aplicativo mobile, que pode ser também via matrícula e senha ou reconhecimento facial.

Quais as vantagens do ponto digital

São inúmeros os benefícios de aderir ao ponto digital. A tecnologia auxilia a levar o RH em um patamar mais estratégico, otimiza o tempo dedicado para o fechamento da folha de pagamento e garante a transparência na relação entre empresa e colaboradores.

O ponto digital também é uma forma de as empresas atenderem as Portarias 1.510/09 e 373/11, do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), que regem as formas de coleta e tratamento de ponto de colaboradores. Além da Portaria 1510/2015 e do Inmetro, que orienta sobre os Relógios Eletrônicos de Ponto (REP).

Inclusive, vale reforçar alguns cuidados que a sua empresa deve ter com os equipamentos de registro de ponto:

  • Relógio interno com precisão mínima de um minuto por ano;
  • Impressora com bobina de papel;
  • Porta fiscal (USB externo) para captação de dados fiscais;
  • Memória de registro de ponto para armazenar os dados;
  • Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade emitidos pelo fornecedor;

Já a portaria 373/11 dispõe sobre o uso de sistemas alternativos de controle de jornada de trabalho. Eles não devem admitir:

  • Restrições à marcação do ponto;
  • Marcação automática do ponto;
  • Exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada;
  • A alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

O controle correto das horas de trabalho é fundamental para evitar dores de cabeça com penalidades e passivos trabalhistas. Por isso, a tecnologia é tão importante nesse processo. Afinal, em um cenário que exige processos empresariais cada vez mais rápidos e bem estruturados, ter acesso à informação de forma instantânea não é um diferencial, mas sim uma necessidade.

Como o processo em nuvem melhora a gestão de RH

A gestão de ponto digital em nuvem pode otimizar e transformar os processos organizacionais. Uma de suas principais vantagens é permitir o controle de ponto de qualquer lugar e a qualquer hora. Essa flexibilidade, além de garantir eficiência ao processo, faz com que a relação com o funcionário seja mais transparente. Isso porque ele poderá acessar seus dados quando quiser por meio de um ambiente online de acesso exclusivo. Não é mais preciso se deslocar até o RH cada vez que tiver uma dúvida ou precisar verificar seu banco de horas.

O armazenamento em nuvem também torna a utilização dos recursos físicos da empresa mais inteligente. Imagine quanto espaço é liberado ao levar as pastas com as marcações de ponto dos funcionários do ambiente físico para a nuvem. Além disso, tem um ótimo retorno sobre investimento (ROI) e é integrada facilmente com vários dispositivos eletrônicos.

Veja alguns benefícios do Ahgora PontoWEB, uma ferramenta de gestão em nuvem para todas as formas de registro de ponto:

  • Em um ambiente virtual personalizado, o colaborador acompanha o espelho de ponto, onde pode também fazer justificativas de faltas e atrasos e anexar documentos e/ou atestados;
  • Caso, por esquecimento, a marcação não seja feita, o software envia um alerta ao funcionário, que pode incluir um registro – o qual será aprovado pelo gestor;
  • O programa oferece comprovante de marcação de ponto e as informações ficam armazenadas na nuvem, com fácil acesso tanto para colaboradores quanto para gestores e RH;
  • Evita problemas com perda de informações em consequência da quebra de equipamentos;
  • Maior segurança dos dados e informações em tempo real, facilitando o envio de dados para o e-social;
  • Informações precisas e em tempo real para a tomada de decisão de forma rápida e eficaz;
  • Acesso democrático a recursos avançados, uma vez que a infraestrutura é a mesma para grandes e pequenas empresas.

Como funciona na sua empresa? O ponto digital é utilizado para fazer a marcação da jornada de trabalho dos funcionários? Compartilhe conosco sua experiência.