eSocial na prática: entenda as rotinas de atualização

Tempo de leitura: 9 minutos

 

O eSocial reunirá informações de mais de 44 milhões de trabalhadores – inclusive os da sua empresa. Após a implantação, começam a surgir novas preocupações. Dentre elas: como manter as rotinas de atualização? Afinal, o cumprimento do eSocial na prática requer muita organização das empresas. É fundamental reunir e manter diversas informações atualizadas. Caso contrário, é inviável cumprir todos os eventos previstos pelo programa.  

Se você ainda dúvidas sobre como cumprir as rotinas de atualização, não se preocupe! A Ahgora ajuda a relembrar os principais aspectos do eSocial e como ele funciona na prática. 

O que é eSocial?

O eSocial é um projeto do Governo Federal criado para receber informações trabalhistas, fiscais e tributárias. O eSocial vale para todos os trabalhadores brasileiros. E vale para todos os tipos de empresa, também – tanto as privadas quanto as públicas.

O eSocial foi criado por meio de uma ação conjunta entre Caixa Econômica Federal (CEF), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência, Ministério do Trabalho e Emprego e da Secretaria da Receita Federal. O Ministério do Planejamento assessora os demais órgãos.

Quer entender melhor sobre como o eSocial funciona na prática? Reunimos o Bê a bá do eSocial (com perguntas e respostas rápidas) em um conteúdo especial.

Objetivo

O objetivo do eSocial na prática é padronizar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas.

Responsabilidades

Os empregadores se tornam responsáveis por enviar os dados, no prazo determinado pelo governo.

Vantagens

O programa centraliza em um único sistema informações como DIRF, GFIP, GPS, Caged, RAIS, entre outras, desobrigando a apresentação delas em diferentes órgãos, como: Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social ou Ministério do Trabalho e Previdência Social.

Como funciona o eSocial, na prática?

As informações transmitidas ao eSocial são divididas em três grupos principais, chamados de eventos. Os dados são enviados por meio de arquivos no formato XML.

1 Eventos iniciais e tabelas

São os cadastros básicos e iniciais, com informações do empregador e dos colaboradores. Alguns exemplos:

  • dados sobre a empresa
  • endereço de estabelecimento
  • locais de trabalho
  • cargos
  • funções
  • jornadas de trabalho
  • convenções coletivas
  • processos (judiciais e administrativos)

2 Eventos não periódicos

Importante: essas informações devem ser informadas em tempo real no sistema. São situações como:

  • admissões e demissões
  • funções desempenhadas pelos funcionários
  • períodos de estabilidade
  • alterações cadastrais
  • faltas
  • afastamentos
  • atestados de saúde
  • aviso de férias
  • acidentes de trabalho
  • reintegrações etc. 

3 Eventos periódicos

Importante: esses dados devem ser enviados mensalmente, até o dia sete do mês seguinte. São informações de rotina, como:

  • folha de pagamento
  • marcações de ponto
  • dissídios
  • serviços prestados e tomados
  • aquisições de produtos
  • vendas de produção
  • recursos recebidos ou repassados 

Quais eventos do eSocial dizem respeito à gestão e controle de ponto?

Na prática, você deve prestar atenção a 3 eventos principais:

S-1050 Tabela de Horários e Turnos de Trabalho

Cada empresa deve cadastrar as jornadas de trabalho que estão disponíveis ao time. São informados os horários de entrada e saída, se há horário flexível e rodízio ou escalas de trabalho. Estes horários são atribuídos a cada colaborador nos eventos S-2200 e S-2206.

 

S-2200 Cadastro Inicial do Vínculo / Admissão

O cadastro de colaboradores com vínculo ativo com a empresa ou que estão afastados deve estar sempre atualizado. Entram aqui informações pessoais (endereço, estado civil, etc.) e especificações do contrato de trabalho. Nas contratações, deve ser feito até 1 dia antes do início do colaborador.

 

S-2206 Alteração do Contrato do Trabalho

Todas as alterações aos contratos de colaboradores devem ser enviados ao eSocial antes do fechamento da folha do mês. Preste atenção a aumentos, transferências e promoções! Alterações na periodicidade de remuneração, duração do contrato e jornada de trabalho devem ser informadas (veja mais sobre Formatos de Contratação).

 

 

Principais mudanças causadas pelo eSocial

O programa causou algumas mudanças para as empresas, que ainda estão se adaptando ao eSocial. Mas em resumo, as principais alterações são:

a. Controle de fiscalização

A integração das informações reduz a burocracia e traz benefícios. Isso porque os dados permanecem no mesmo ambiente. Assim o governo passa a ter mais controle e consegue identificar irregularidades com mais agilidade. Enquanto isso, a empresa ganha com a integração dos dados e redução da burocracia.  

b. Atualização cadastral

O eSocial, na prática, exige que o RH dê mais atenção aos prazos. O governo vai exigir mais agilidade na atualização das informações, sob pena de multa para as empresas que não cumprirem.

c. Volume de informações

O eSocial vai reunir um volume maior de informações, como a descrição das condições do local de trabalho, a existência de dependentes e dados pessoais mais detalhados, com endereço, estado civil e grau de instrução, entre outros. A proposta é simplificar a fiscalização das informações, por meio da integração entre os sistemas.

Como a tecnologia pode simplificar as rotinas de atualização?

A tecnologia é uma forte aliada para garantir o cumprimento das rotinas de atualização e efetividade do eSocial, na prática. Por isso, listamos abaixo algumas as principais vantagens que os softwares podem oferecer.

Informações em tempo real

As soluções em nuvem permitem ao RH acessar informações em tempo real, de qualquer lugar e a qualquer momento. Um exemplo é quando o colaborador se ausenta por motivo de saúde. Essa informação fica registrada diretamente no sistema de ponto, que também arquiva o atestado médico. Tudo em tempo real e acessível para todos os envolvidos: RH, lideranças e para o colaborador.

Integração de dados

Outra sugestão é investir em sistemas integrados para eliminar processos desnecessários. Quer um exemplo? É a integração entre os sistemas de registro de jornada e folha de pagamento. Além de evitar erros, rasuras e inconsistência de dados, é possível automatizar processos e evitar atrasos no envio de dados ao eSocial (e por consequência multas).  

Legitimidade das informações

A tecnologia aumenta a legitimidade das informações, pois grande parte dos dados são gerados automaticamente pelo sistema. É o caso do registro da jornada de trabalho, que elimina os apontamentos manuais por parte do colaborador. A própria aplicação já registra início e encerramento da jornada. Com o eSocial em vigor será possível saber o número de horas trabalhadas sem a necessidade de acessar o relógio de ponto da empresa.

Aplicações e ferramentas que você precisa conhecer

Agora que você já sabe como usar a tecnologia para cumprir as rotinas de atualização do eSocial, confira algumas aplicações e ferramentas que podem auxiliar a sua empresa a colocar o eSocial em prática.

SaaS

Você já ouviu falar em SaaS? A sigla significa software as a service, que traduzindo para português equivale a software como serviço. É uma espécie de aluguel de um sistema, que você pode usar durante a vigência do período contratado. Funciona como Netflix e Dropbox.

Ahgora Suite do RH

As informações da Suite do RH vão muito além do ponto. É uma proposta que visa atuar diretamente na mudança de cultura no setor de recursos humanos tornando a operação cotidiana mais eficiente. Portanto, a Suite do RH torna o RH mais estratégico e reduz a burocracia.

A ferramenta reúne de forma simples e objetiva todas as obrigações do RH. Quando uma nova ocorrência é detectada pelo sistema, uma notificação é enviada para o gestor, que automaticamente fica sabendo sobre infrações (batidas ímpares, intra/interjornada, etc), contratos de experiência vencidos, férias programadas e não programadas, banco de horas excedido, entre outras questões que a Suite do RH verifica e ao encontrar quaisquer inconsistências emite um alerta ao gestor de RH, via aplicativo.

Além disso, obrigações como o envio de dados para o eSocial também são tratados pela Suite do RH. Vale ressaltar que o sistema proporciona uma API para que outras ferramentas do mercado que já fazem a mensageria com o eSocial possam ser facilmente integradas. Resumindo, é uma alternativa para levar a cultura da eficiência para o RH. E, ao reduzir a burocracia, o setor dar mais atenção ao desenvolvimento e capacitação dos colaboradores.

Ahgora Multi

É um aplicativo para tablets e smartphones que usa o reconhecimento facial para ativar o ponto móvel. Além de fazer o registro da jornada a aplicação também salva onde foi feita a batida do ponto. É mais uma ferramenta que captura e armazena dados em tempo real. Que tal implantar o home office sem burocracia aí na sua empresa? Solicite uma demonstração do Ahgora Multi e veja na prática como elimininar os processos manuais.

 

Próximos passos

Se o seu RH precisa ser mais eficiente e eliminar a burocracia, além de cumprir as rotinas de atualização do eSocial. Tire proveito da tecnologia para simplificar os processos do dia, entre em contato conosco para conhecer melhor os sistemas que apresentamos. Nossos consultores estão à disposição para esclarecer eventuais dúvidas e ajudá-lo a simplificar as rotinas do dia a dia, por meio da tecnologia.

Quer se aprofundar sobre eSocial e compreender absolutamente tudo sobre a relação entre eSocial e gestão online de ponto eletrônico para você ficar à frente dos prazos? Confira nosso minisite eSocial sem estresse.

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