eSocial 2017: O que você precisa saber?

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EsocialHá diversas mudanças latentes para o setor de Recurso Humanos das empresas. Essas alterações têm origem nas inovações tecnológicas, novos processos de gestão, mudanças no mercado e alterações desenvolvidas pelo governo. Uma dessas alterações mais recentes e que transformará os procedimentos e mesmo a cultura das empresas é o eSocial.

 

O eSocial é a forma mais simples de denominar o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Este projeto do Governo federal exigirá que a área de recursos humanos das empresas passe a atuar de forma estratégica, conscientizando e engajando todos quanto às novas mudanças no ambiente corporativo.

 

Sua empresa está preparada para o eSocial? Descubra tudo sobre este projeto do governo e como sua organização pode se preparar para o que está a caminho.

 

O que é o eSocial

O eSocial é um projeto do Governo Federal que objetiva simplificar o envio das informações sobre os colaboradores pelo empregador. Esse projeto é uma ação conjunta da Caixa Econômica Federal (CEF), do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência, Ministério do Trabalho e Emprego e da Secretaria da Receita Federal. Já o Ministério do Planejamento participa assessorando aos demais órgãos na equalização dos diversos interesses.

 

O objetivo desta iniciativa é padronizar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. Dessa forma não será necessário que as empresas façam múltiplos envios de dados ao INSS, Fisco ou Ministério do Trabalho.

 

Por exemplo, ao enviar apenas uma vez as informações, elas serão integradas à plataforma do eSocial e podem ser acessadas por todos os órgãos.

 

A vantagem para os empresários é que o programa centraliza em um único sistema informações como DIRF, GFIP, GPS, Caged, RAIS, entre outras, desobrigando a apresentação delas em diferentes órgãos, como a Receita Federal, a Caixa Econômica Federal, o Instituto Nacional do Seguro Social ou o Ministério do Trabalho e Previdência Social.

 

O eSocial foi lançado em 2014 e teve o prazo de implementação prorrogado várias vezes. A previsão atual é que o entre em vigor em 2018 (informações abaixo). Apesar de faltar pouco mais de um ano para entrar em vigor, a maioria das empresas ainda não está preparada para trabalhar com o novo sistema. Em levantamento realizado pela Sescon-SP, apenas 4% das empresas consultadas estão de fato prontas para atender às novas regras.

 

As empresas que não se adequarem ao programa no prazo estabelecido (01/07/2018) serão multadas. Dessa forma, no próximo ano, o empresário deverá obrigatoriamente inovar e otimizar procedimentos internos para evitar futuras sanções à sua empresa, adequando-se ao eSocial. Veja mais detalhes sobre os prazos do eSocial na sequência deste artigo, no tópico “Quando entra em vigor”.

 

Grupos de informação

As informações transmitidas ao eSocial serão divididas em três grupos principais, chamados de eventos. Os dados serão enviados por meio de arquivos no formato XML e estima-se que o setor de RH será o responsável por 80% do processo do preenchimento das informações. Detalhes sobre esses grupos de informação abaixo:

 

  • Eventos iniciais e tabelas: são os cadastros básicos e iniciais, com informações do empregador e de seus colaboradores, junto ao governo federal. Entre esses dados, estão informes sobre a empresa, endereço de estabelecimento, locais de trabalho, cargos, funções, jornadas de trabalho, convenções coletivas, processos (judiciais e administrativos).
  • Eventos não periódicos: a cada ocorrência, este tipo de evento deve ser informado em tempo real ao sistema. Entre elas, estão admissões, atividades desempenhadas pelos funcionários, períodos de estabilidade, alterações cadastrais, faltas, afastamentos, atestados de saúde, aviso de férias, acidentes de trabalho, demissões, reintegrações.
  • Eventos periódicos: informações enviadas ao sistema mensalmente, até o dia sete do mês seguinte. Deverão ser enviados eventos como a folha de pagamento, as marcações de ponto, os dissídios, serviços prestados e tomados, as aquisições de produtos, vendas de produção, os recursos recebidos ou repassados.

 

Quando entra em vigor?

Inicialmente, o eSocial entraria em vigor em 2016. No entanto, diante da dificuldade das empresas para se adequarem aos novos procedimentos, o Comitê Diretivo do eSocial tornou obrigatório o uso da ferramenta somente a partir de 1º de janeiro de 2018 para organizações com faturamento anual acima de 78 milhões de reais. Em 1º de julho de 2018, o eSocial será obrigatório para as demais empresas.

 

Durante os seis primeiros meses que a empresa começar a utilizar a ferramenta, ficará dispensada a prestação de informações sobre a saúde e segurança do trabalhador.

 

As micro e pequenas empresas, os microempreendedores individuais com empregados e produtores rurais terão um tratamento diferenciado, ainda a ser definido pelo Governo Federal.

 

Como estar preparado?

Apesar do prazo parecer distante, não é recomendado deixar para conhecer as regras e o sistema na última hora. Como os dados fiscais e trabalhistas partem de diferentes setores de uma organização, o empresário precisará rever processos internos e garantir que haja integração entre departamentos e coesão nos dados que informados ao eSocial.

 

Será fundamental que as empresas realizem treinamentos, revejam sistemas e automatizem processos para melhorar a produtividade e a qualidade de informação, antes do eSocial entrar em vigor.

 

Sua empresa já está preparada para o eSocial? Deixe suas dúvidas nos comentários.

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