7 erros mais comuns na rotina de um escritório de Contabilidade

Tempo de leitura: 6 minutos

A primeira pergunta que faremos para você é: Como anda o seu escritório de contabilidade?

Se a resposta foi diferente de “ótima”, faremos mais algumas perguntas: Quais as maiores dificuldades que enfrenta hoje? O que motiva você a buscar alternativas para superar os enormes desafios que a rotina carrega?

Se responder a essas perguntas foi muito difícil, então a sua empresa pode estar cometendo erros básicos durante as atividades do dia a dia.

Vamos abordar neste post os erros mais comuns que todo escritório de Contabilidade comete e como você pode evitá-los. Além de conseguir se destacar no mercado contábil, o qual está cada vez mais competitivo.

Aceitar todas as demandas

Esse é o primeiro e mais preocupante, porque aceitar toda demanda pode comprometer a sua credibilidade. Isso exige esforços redobrados para completar as tarefas e traz a incerteza de que serão entregues no prazo.

Não cumprir com a expectativa gerada pelo cliente pode criar um descontentamento muito maior do que ter dito um “não”  bem justificado.

Solução:

  • Levante o escopo de todo o projeto na primeira etapa;
  • Meça o esforço da sua equipe e o tempo de execução da demanda;
  • Verifique se o seu escritório de Contabilidade conseguirá entregar a demanda no prazo;
  • Defina se o serviço será executado.

Não se atualizar

Empresas muito experientes na área contábil acabam não acompanhando a evolução tecnológica e as inovações de mercado. A equipe fica despreparada e desmotivada, com processos obsoletos e clientes mais insatisfeitos.

84% das empresas concordam que através da tecnologia elas conseguem se inserir mais facilmente nas vidas das pessoas. Accenture Technology Vision 2018

Solução:

Não conhecer o seu cliente

Você saberia responder quem são os seus potenciais clientes? O que procuram quando entram em contato com a sua empresa?

Escritórios de Contabilidade buscam competitividade e esquecem de conhecer mais os clientes. Além disso, investem tempo e dinheiro em ações ineficazes e sem propósito.

Solução:

  • Analise os seus clientes de maneira quantitativa;
  • Estude as métricas que comprovem o que realmente querem e buscam com o seu negócio.

Dica: tenha uma visão 360 graus de todo o processo, guarde o histórico dos clientes e use todos recursos para obter melhores resultados.

Não prestar um serviço diferenciado

O atendimento de excelência não é um diferencial e sim, um item de sobrevivência no mercado contábil.

Um cliente mal atendido compartilha a má experiência, deixando a sua empresa refém de uma reputação duvidosa. Isso aumenta o risco do seu escritório de Contabilidade perder novos negócios e oportunidades.

A prática padrão do mundo contábil é atender seus clientes durante o horário comercial, o que pode dificultar e atrasar futuros negócios.

Solução:

  • Ofereça alternativas de atendimento aos clientes;
  • Tenha horários diferenciados;
  • Melhore o processo de atendimento;
  • Disponibilize outros canais em que o cliente possa entrar em contato a qualquer hora do dia.

Dica: se um cliente for ao seu escritório, apresente-o a toda equipe, mostrando que todos estarão envolvidos no projeto e entregarão o melhor serviço.

Não ser transparente e flexível

Existem problemas que geram grandes conflitos e prejudicam a relação entre cliente e empresa. Custos inesperados durante o processo e taxas “escondidas” nos rodapés podem ser considerados os principais.

A flexibilidade cria oportunidades na hora que o cliente escolher o seu escritório de Contabilidade como parceiro.

Solução:

  • Seja sempre transparente quanto aos serviços e seus valores;
  • Se for necessário elevar o custo durante o processo, mantenha o cliente sempre muito bem informado;
  • Seja flexível na hora de cobrar pelos serviços, gere encantamento e oportunidades de fazer novos negócios.

Dica: um relacionamento transparente e flexível com o cliente gera lealdade aos seus serviços e a sua marca.

Não organizar os arquivos contábeis

Desafio: como está a organização do seu escritório? Existem muitos papéis desordenados pelas mesas? Você separa documentos por pastas ou deixa eles empilhados?

Se as respostas foram “caótico”, “fora de ordem”, “muito papel”, então você pode estar sofrendo com a desorganização dos seus arquivos.

Junto com a desorganização surgem outros problemas: a perda de tempo, de informações e de dinheiro. Por isso, a organização de todos os seus documentos e arquivos deve ser prioridade.

Solução:

  • Cuidados na organização dos documentos ajudam a sua empresa em auditorias, Fiscalizações e divergências;
  • Tenha sempre uma versão digital dos seus arquivos;
  • Facilite o trabalho entre equipes e na própria organização.

Dica: organize os seus documentos por serviço e por cliente. O trabalho se torna muito mais rápido e fácil para toda a sua equipe.

Não pedir um feedback aos seus clientes

Sem o hábito do feedback, o seu serviço passa a ser o padrão de mercado e o seu cliente não se sente importante durante o processo de atendimento.

Pedir a avaliação do cliente mostra o quanto você valoriza a opinião dele e permite o trabalho focado na melhor entrega dos projetos.

Forneça um serviço acima da média, mesmo que isso envolva mais compromisso, tempo e esforço, pois o diferencial começa por aí.

Solução: acompanhe o processo desde o primeiro atendimento.

Dica: tenha em mente que o cliente é chave do sucesso para o seu escritório de Contabilidade.

É claro que investir no seu cliente é um acerto para qualquer negócio. Porém, é essencial que você tenha alguns aliados para melhorar ainda mais os seus processos e serviços.

A tecnologia é a principal parceira para organizar os seus dados e arquivos. Além disso, ela ajuda a manter um bom relacionamento com os clientes e a tornar o seu escritório de Contabilidade cada vez mais consultivo e estratégico.

As empresas contábeis do futuro não concentram seus processos em papel e não têm trabalho manual ou retrabalho.

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