Documentos fiscais de ponto eletrônico: o que precisa ser guardado?

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documentos fiscais

Os documentos fiscais sempre foram tratados com muito cuidado dentro das empresas, especialmente pelos departamentos de Recursos Humanos e Contabilidade. Afinal, um dos desafios destes setores é garantir a segurança e o cumprimento dos direitos e deveres dos colaboradores. Assim, empresa e colaborador são poupados de litígio.

Por exemplo: entre as inúmeras razões para realizar o armazenamento correto das notas fiscais eletrônicas, está a proteção da empresa e dos colaboradores contra litígios. Mas a empresa não é obrigada a manter todos os documentos fiscais armazenados por longos anos.

Existem regras para o arquivamento: basta segui-las para evitar problemas jurídicos. Além disso, essa gestão de documentos também favorece a organização da empresa. Neste artigo apresentaremos os critérios que devem ser seguidos para o arquivamento dos documentos fiscais. Confira!

Documentos fiscais: o que precisa ficar guardado e por quanto tempo?

O maior problema que uma empresa pode enfrentar ao armazenar e arquivar os documentos fiscais de forma incorreta é a penalização por parte dos órgãos fiscalizadores. Isso pode acontecer porque a empresa não conta com uma política de ponto, onde os horários, faltas e abonos são devidamente registrados.

O mais comum, entretanto, é que haja a perda de registros devido a falhas no sistema de armazenamento. Por exemplo: empresas que fazem o registro manual da jornada de trabalho em livro ponto. Quando há infiltrações no local em que são armazenados, o material se perde.

Armazenar documentos fiscais de maneira é uma boa alternativa, mas é preciso garantir que os backups sejam constantes. Já imaginou manter os arquivos em um computador ou HD externo, e o equipamento queimar? É para evitar tais prejuízos que a Ahgora usa computação em nuvem e investe em servidores com redundância e recuperação de dados. Nem mesmo os desastres naturais causam perda.

Os documentos fiscais trabalhistas devem ser arquivados para evitar que a empresa pague tributos em duplicidade. Além de poder se proteger, caso um funcionário entre com uma ação, agindo de má fé, cobrando direitos que não tem.

A seguir você vai saber quais são os documentos que precisam ser arquivados e por quanto tempo.

Documentos que devem ser armazenados por 2 anos

  • Aviso prévio;
  • Pedido de demissão;
  • TRCT (Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho).

Já o CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) deve ser armazenado por três anos a contar da data do envio do arquivo ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) – art. 1º, § 2º, Portaria MTE 235/03.

Documentos que devem ser armazenados por 5 anos

  • Acordo de compensação de horas;
  • Acordo de prorrogação de horas;
  • Comprovantes de Adiantamento salarial (para efeitos trabalhistas);
  • Atestados médicos (para efeitos trabalhistas);
  • Autorização de descontos;
  • Controle de ponto;
  • Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana (GRCSU) – para as contribuições não recolhidas não há prazo, para as recolhidas são cinco anos – Artigos. 578/579, CLT c/c Artigos 173 e 217 CTN;
  • Mapa Anual de Acidentes do Trabalho;
  • Recibos de pagamento de abono pecuniário ;
  • Recibos de pagamento e adiantamento salarial;
  • Recibos de pagamento e gozo de férias e 13º salário;
  • Pagamento de salário;
  • Pagamento de vale transporte (pedido, recibo de entrega, alteração de endereço, etc.);
  • Seguro Desemprego (Comunicação de Dispensa e requerimento do Seguro Desemprego);
  • Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional;
  • Comprovante de pagamento ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS;
  • Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS;
  • Comprovante de pagamento ou declaração do segurado;
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  • Documentos que comprovem a isenção da contribuição previdenciária;
  • Guia da Previdência Social (GPS);
  • Lançamentos contábeis de fatos geradores das contribuições previdenciárias;
  • Documentos relativos à retenção dos 11% do INSS sobre nota fiscal de serviços;
  • Salário-educação – documentos relacionados ao benefício;
  • Salário-família – documentos relacionados ao benefício;
  • Salário-maternidade – documentos relacionados ao benefício;
  • Demais documentos sujeito à fiscalização do INSS;
  • RAIS (Relação Anual de Informações Sociais).

Documentos que devem ser armazenados por 10 anos

  • Folha de Pagamento.

Documentos que devem ser armazenados por 20 anos

  • Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) – Exames médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional (contados após o desligamento do empregado): 20 anos após o desligamento do trabalhador;
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) – toda documentação.

Documentos que devem ser armazenados por 30 anos

  • Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) – depósitos e documentos relacionados;
  • Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF).

Documentos que devem ser armazenados por tempo indeterminado

  • Livro de Inspeção do Trabalho;
  • Livros/fichas de registro de empregados;
  • Livro “Registro de Segurança” das caldeiras e vasos sob pressão;
  • Contrato de trabalho;
  • Comprovante de exercício da atividade remunerada dos segurados e contribuintes individuais.

Além de manter os documentos físicos arquivados, a empresa pode contar com um sistema de gestão e de controle de ponto que faça todo o registro. Ao implantar o sistema PontoWeb da Ahgora, sua empresa terá todas as informações dos colaboradores armazenadas e de fácil acesso para a consulta. Conheça nossos planos e encontre o mais adequado para a sua gestão.