Controle de Ponto: tudo que a sua empresa precisa saber

Tempo de leitura: 21 minutos

O controle de funcionários é um dos grandes desafios das empresas, mas o sistema de
controle de ponto é uma eficiente solução para otimizar sua gestão de pessoas e aumentar a transparência nas relações de trabalho. Neste post vamos apresentar tudo o que você precisa saber sobre o controle de ponto. Você vai saber o que a legislação determina, as alterações geradas pela reforma trabalhista e as mudanças previstas pelo eSocial. Além disso, também abordamos as diferenças entre o controle manual e o automatizado e as integrações que a tecnologia oportuniza. Por fim, destacamos as mudanças que a tecnologia trouxe para o RH e como tornar a gestão de pessoas mais eficiente.

Tópicos que serão abordados:

    1. O controle de ponto ao longo do tempo
    2. Legislação brasileira para o controle de ponto
    3. Como fazer a gestão de ponto: controle manual x automatizado
    4. A importância do controle de ponto em uma nova realidade
    5. Controle de acesso: integração com a gestão de ponto
    6. Resultados de uma gestão eficiente para o RH
    7. Sua empresa está preparada para a nova era da gestão de pessoas?

Boa leitura!

O controle de ponto ao longo do tempo

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O acompanhamento da jornada de trabalho dos funcionários teve início ainda na década de 1930. Naquela época, o controle de ponto era realizado de uma forma bem diferente de hoje, as empresas contavam com um profissional, que eram os responsáveis por monitorar a entrada e a saída dos colaboradores. Ele anotava todas as movimentações em papel.

Ao longo dos anos essa rotina evoluiu. Os livros de ponto chegaram e os próprios funcionários começaram a anotar as horas correspondentes a própria jornada de trabalho. O problema é que esse modelo era bastante suscetível a fraudes, já que um colaborador poderia facilmente registrar os horários pelo colega de forma que  a manobra não fosse notada. Vale lembrar que ainda hoje há organizações que utilizam esse formato, principalmente as mais tradicionais, que não acompanham os avanços digitais e podem sofrer com situações semelhantes.

Com o aparecimento dos primeiros relógios de registro, a tecnologia começou a fazer parte do controle de ponto, mas ainda com falhas que permitiam alterar as informações. Hoje, vemos uma verdadeira transformação na gestão de horas dos colaboradores. Os cartões magnéticos, a biometria e outras soluções voltadas ao monitoramento da jornada de trabalho elevaram o sentido dessa tarefa, que passou de uma simples burocracia para um importante instrumento de apoio à gestão.

Os sistemas automatizados são grandes impulsionadores dessa mudança. Eles incentivam um RH mais estratégico, uma vez que facilitam a rotina dos profissionais da área. A digitalização do controle de jornada reduz o tempo gasto pela equipe de RH na administração de trivialidades, otimizando o processo e fazendo com que esses profissionais voltem seus esforços ao que realmente importa: a gestão de pessoas.

Além disso, conseguem fornecer informações com muito mais segurança e acuracidade. Afinal, os processos manuais estão sujeitos a falhas como esquecimento ou registro equivocado de dados. Com a automatização isso não acontece porque o próprio sistema é responsável pela confecção de relatórios e análises.

Legislação brasileira para o controle de ponto

A legislação trabalhista brasileira busca regulamentar a relação entre empregadores e empregados trazendo diversas regras que devem ser cumpridas por ambas as partes. Tanto o Direito do Trabalho, por meio da CLT – Consolidação das Leis Trabalhistas, quanto outras leis associadas têm o objetivo de tornar essa convivência mais transparente e segura.  

O controle de ponto é uma das questões desse arcabouço legal. A lei determina que todas as empresas com mais de 10 empregados têm a obrigação de realizar o controle da jornada de trabalho dos colaboradores.

Ao longo dos anos, o governo tem feito sucessivas mudanças regulatórias que impactam de forma significativa nesse processo. As portarias 1.510/09 e 373/11, do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), e a 510, publicada pelo Inmetro, também regem sobre diversos pontos do controle de jornada dos funcionários. Outra atualização que trouxe impacto para este modelo foi própria reforma trabalhista.

Regulamentada pela Lei 13.467 de 2017, a nova legislação trouxe inúmeras alterações à CLT. Entre elas, estão a liberação de novos modelos de trabalho, como o chamado teletrabalho, e a possibilidade de negociação, tanto da jornada de trabalho, quanto do banco de horas. Todas essas mudanças impõem grandes desafios para as empresas, que precisam adequar seus procedimentos internos para garantir a eficiência desses processos, e profissionalizar os profissionais de RH para atuarem em conformidade com as mudanças na legislação e conhecer tecnologias que facilitem o dia a dia da sua operação.

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Principais alterações da reforma trabalhista

A reforma trabalhista, em vigor desde o final de 2017, modificou mais de cem pontos da legislação brasileira e alterou temas como jornada de trabalho, terceirização, férias, home office, entre outros. Como toda mudança, esse é um assunto que ainda gera muitas dúvidas entre empresários, profissionais de recursos humanos e os próprios trabalhadores.

Veja algumas mudanças provocadas pela reforma trabalhista:

Jornada estendida

O limite da jornada de trabalho diária passa a ser de 12 horas e não mais 8 horas. As 12 horas trabalhadas devem ser seguidas por um descanso de 36 horas. Além disso, o funcionário pode trabalhar no máximo 44 horas semanais. Em contrapartida, a jornada mensal continua sendo de 220 horas. A mudança foi apenas na distribuição da carga horária e na abertura da escala de trabalho 12×36, que antes era limitada aos profissionais de saúde e vigilância.

Home office ou teletrabalho

Com a reforma trabalhista, a atividade profissional desenvolvida fora das dependências da empresa passou a ser considerada. O home office ou teletrabalho compreende prestação de serviços que utilizam tecnologia da informação e de comunicação, portanto, não são ocupações que se enquadram em trabalho externo. Embora nesta categoria não haja necessidade de controle de jornada de trabalho, o empregado deve seguir as instruções fornecidas pelo empregador.

Período de descanso

A nova legislação trabalhista permite que o descanso da intrajornada seja negociado entre empregado e empregador, desde que não seja inferior a 30 minutos. A legislação anterior trazia que na jornada de trabalho de oito horas diárias o intervalo mínimo deveria ser de uma hora e o máximo de duas horas. Agora pode ser de meia hora, desde que negociado entre as partes (empresa e colaborador).

Férias

As mudanças também contemplaram as férias, que inicialmente podiam ser usufruídas em apenas dois períodos de férias, e agora podem ser fracionadas em até três períodos. Porém, uma dessas frações devem ter no mínimo 14 dias corridos e os demais não podem ser inferiores a cinco dias sequenciais. Outra diferença é que agora é proibido que o início das férias seja dois dias antes de feriado ou descanso semanal.

Mudanças legais e portarias sobre o controle de ponto

As empresas e os profissionais de recursos humanos precisam ficar atentos às regras definidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego e outros órgãos competentes. Nos últimos anos, o governo promoveu uma série de mudanças, por meio de portarias, que visam agilizar, desburocratizar e definir uma fiscalização mais efetiva do controle de ponto.

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Portaria 1.510 do MTE

Também conhecida como Lei do Ponto Eletrônico, a portaria 1.510 passou a valer em 2009 e regulamenta o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP). Tem como objetivo aumentar a segurança e transparência na relação entre trabalhadores e empresas quando há a utilização de um Registrador eletrônico.

Entre seus principais pontos estão a proibição da restrição de marcação de ponto, dos marcadores automáticos e da alteração das informações registradas. Também definiu a emissão obrigatória de comprovante da marcação a cada registro efetuado no Relógio Eletrônico de Ponto (REP). Após a criação da norma, as empresas passaram a ter maior controle dos registros de ponto .

Portaria 373 do MTE

Em vigor desde 2011, a Portaria 373 ofereceu às empresas a possibilidade de utilizar sistemas alternativos de ponto eletrônico. Alguns exemplos são a batida online (por meio de um computador, notebook ou tablet) e a batida mobile (por meio de um smartphone). Os resultados são maior flexibilidade no registro, de modo que o funcionário possa fazer o apontamento  do ponto a partir de locais externos ou seu posto de trabalho, isso quando acordado com a empresa.

Mas, para que isso aconteça, algumas regras devem ser obedecidas. Caso opte-se pelo o uso de um sistema alternativo de registro de ponto, os empregadores devem garantir que ele não faça restrições à marcação do ponto eletrônico. Além disso, a marcação não pode ser feita de forma automática e não deve ser admitida a exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada. Por fim, estão proibidas alterações ou exclusões dos dados registrados pelos empregados nos meios acordados (computadores, tablets ou smartphones).

Portaria 510 do Inmetro

Uma das mudanças mais recentes no controle de ponto é a Portaria 510/2015, publicada pelo Inmetro, que rege modificações sobre os REPs. Ela determina, entre outras coisas, que, em caso de abertura do REP (seja por motivo de manutenção ou por violação), a atividade de marcação de ponto deverá ser suspensa e impedida até que o fabricante do relógio realize o desbloqueio.

Outra alteração é que os botões exclusivos de RIM (Relação Instantânea de Marcações) que emitem documento com as marcações de ponto efetuadas nas 24 horas anteriores e o “i” de impressão da chave pública devem estar presentes no relógio, identificados pelas cores vermelha e azul, respectivamente. Além disso, o Arquivo de Fonte de Dados só poderá ser armazenado em memória externa por meio da Porta Fiscal em caso de situação crítica, como memória esgotada, equipamento aberto ou sem papel, priorizando sempre outras portas de saída, caso existentes.

Há ainda outras normas regulamentadoras, que abordam questões como jornada de trabalho, descanso, horas extras e banco de horas, que devem ser obedecidas. São elas:

  • NR 17 – estabelece parâmetros de ergonomia. Determina pausas de 10 minutos para atividades como digitação e operação de telemarketing ou teleatendimento. Esses intervalos não devem ser registrados no REP;
  • NR 19 – regula a atividade de fabricação, armazenamento e transporte de explosivos e determina as condições de segurança dos funcionários que trabalham nessa área;
  • NR 31 – norma regulamentadora da atividade rural, estabelece as condições de segurança e saúde no trabalho na agricultura, pecuária, silvicultura, exploração florestal e aquicultura;  
  • NR 34 – trata das medidas de proteção à segurança, à saúde e ao meio ambiente de trabalho nas atividades da indústria de construção, reparação e desmonte naval;
  • NR 36 – estabelece os requisitos mínimos para a avaliação, controle e monitoramento dos riscos existentes nas atividades desenvolvidas na indústria de abate e processamento de carnes e derivados destinados ao consumo humano.

O que mudou com o eSocial

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A implantação do eSocial, que tem acontecido de forma gradual desde o início de 2018, traz uma série de desafios para as empresas. Uma das principais mudanças é com relação à velocidade da prestação de contas para o governo. A partir de agora as informações deverão ser prestadas quase no mesmo instante em que elas ocorrem.

Esse novo modelo exige que as instituições tenham processos ainda mais organizados e estruturados. Por isso, quanto mais cedo as empresas investirem em soluções tecnológicas e na automação de processos internos, mais natural e fácil será a mudança.

Entre as principais mudanças com os novos prazos do eSocial estão os eventos trabalhistas, que deverão ser notificados quase que instantaneamente. Veja alguns exemplos:

Admissão de funcionários

  • como era: esse informe poderia ser realizado até sete dias após a entrada do novo colaborador;
  • como ficará: o arquivo com a informação tem de ser enviado antes que o trabalhador comeceas atividades.

Notificação de horas extras

  • como era: as empresas tinham até o mês seguinte para apontar as horas extras realizadas pelos colaboradores ao governo;
  • como ficará: a notificação precisa ser feita até o fim do mês.

Folha de pagamento

  • como era: os eventos que aconteciam em determinado mês poderiam ser informados na folha do mês seguinte;
  • como ficará: esses eventos deverão ser lançados na folha do mês em que acontecem — saiba mais sobre as mudanças do eSocial na folha de pagamento.

Esse novo cenário exigirá uma mudança significativa no comportamento e na dinâmica adotada pelo RH das empresas até agora. Não será mais possível postergar a entrega das obrigações legais. Com um sistema cada vez mais integrado, o governo passa a contar com recursos eficientes para a aplicação de multas e penalidades a quem não cumprir o que prevê a lei.

[Artigo] eSocial: tudo o que você precisa saber

Como fazer a gestão de ponto: controle manual x automatizado

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Existem atualmente várias formas de fazer o controle de ponto dos funcionários. O livro ponto e as planilhas são os modelos mais simples, ainda manuais, e podem ser adotados por empresas de qualquer tamanho. São as opções mais baratas, mas estão sujeitas a uma série de riscos, como:

  • rasuras;
  • extravio;
  • informações incorretas;
  • horário britânico;
  • dificuldade de localizar informações.

Além disso, exigem um controle constante para evitar fraudes.

O relógio de ponto cartográfico é uma alternativa interessante para as pequenas empresas, por conta de seu baixo custo de aquisição. Em contrapartida não permite a integração com sistemas de folha de pagamento ou contabilidade.

Já os sistemas automatizados padronizam as informações trabalhistas e fiscais, garantem segurança jurídica em função da rastreabilidade dos dados e permitem que o RH atue de forma mais estratégica. Alguns gestores, no entanto, consideram sua utilização pouco acessível em razão do custo maior de aquisição.

Controle de ponto eletrônico: o que é e porque usar

O controle de ponto eletrônico pode ser feito de diversas formas: por meio de um leitor biométrico, com um cartão de proximidade, código de barras ou teclado. Esse sistema é mais eficiente do que os modelos antigos, pois oferece precisão na informação e evita erros e incoerências no registro.

O ponto digital pode ser realizado ainda via aplicativo computador que pode efetuar o registro por senha e usuário ou por leitor biométrico de digital. No caso de se utilizar u leitor biométrico, o mesmo é conectado por uma porta USB ao equipamento para possibilitar o registro e a validação das informações no sistema. Também é possível registrar via browser (Google Chrome, Mozilla Internet Explorer, etc.), tudo online e sem instalar software, inserindo a matrícula e a senha. Outra forma é utilizando um aplicativo mobile, que pode ser também via matrícula e senha ou reconhecimento facial.

A automatização oferece vantagens como o acesso unificado às informações e acaba com o número infindável de planilhas e documentos que não conversam entre si. Com isso, o departamento de RH ganha agilidade e mais tempo para se dedicar à gestão de pessoas. Além disso, permite:

  • otimização da jornada de trabalho;
  • maior controle de horas extras;
  • gestão eficiente da jornada de trabalho e do banco de horas;
  • acompanhamento diário de banco de horas;
  • facilidade na gestão de justificativas de faltas e atrasos;
  • relatórios automatizados que simplificam a tomada de decisões;
  • transparência nas relações profissionais.

A importância do controle de ponto em uma nova realidade

Os desafios na gestão de horas dos colaboradores são muito mais complexos hoje do que alguns anos atrás. Os novos modelos de trabalho exigem que as organizações estejam preparadas para lidar com diferentes cenários e necessidades. A possibilidade de executar a jornada de trabalho em home office – garantida pela reforma trabalhista – é um exemplo disso.

A terceirização, também prevista na reforma, é outro desafio. Embora não seja uma obrigação da empresa contratante, é preciso estar atento à forma como a contratada monitora os profissionais. Buscar ter acesso a informações relacionadas a faltas, horas extras e atrasos é importante para poder avaliar o retorno sobre o investimento.

[Artigo] Como fazer uma gestão de horas orientada para redução de custos

Toda essa convergência prova que a transformação digital é urgente e o RH é um impulsionador dessas mudanças. Os profissionais do setor precisam atuar como agentes de integração de cultura e buscar quais são as tecnologias que poderão orientar e monitorar estes modelos de trabalho.

Hoje já é possível contar com sistemas integrados, que centralizam as informações de equipes, mesmo que os funcionários estejam em locais diferentes, além de permitirem o gerenciamento dos dados em tempo real.

As novas tecnologias de apoio à gestão de pessoas oferecem facilidades como o acesso por meio de dispositivos móveis, com registro de ponto por meio do reconhecimento facial (Face ID) e com salvamento da localização geográfica do colaborador no momento da batida.

Já ferramentas como o timesheet permitem registrar o tempo dedicado para a realização de uma determinada atividade ou projeto. E qual a importância disso? Proporcionar uma gestão mais eficaz do tempo, por meio da análise das informações registradas pelos colaboradores. Além disso, o apontamento de horas integrado ao sistema de ponto agiliza e dá mais precisão no registro de atividades e gerenciamento dessas informações. É possível mensurar o esforço para a execução de uma determinada demanda e calcular exatamente o custo de um projeto. Com isso, fica mais fácil identificar quais atividades geram lucro para a empresa e quais a fazem operar no vermelho.

Controle de acesso: integração com a gestão de ponto

Uma boa estratégia de gestão de pessoas passa também por ferramentas que auxiliam na segurança. O controle de acesso é um instrumento essencial nesse processo, pois permite obter informações estratégicas sobre o fluxo de funcionários, visitantes e fornecedores em tempo real. É possível saber rapidamente o número de pessoas que estão na empresa naquele momento, qual o horário de maior fluxo, quais os ambientes por onde passaram etc.

Além disso, auxilia na proteção da integridade dos funcionários e do patrimônio da empresa e garante o sigilo das informações. Esse sistema assegura a entrada fácil e simplificada de pessoas autorizadas, bloqueia as não autorizadas e possibilita gerenciar diferentes níveis de acesso nos ambientes.

Hoje, com a ajuda da tecnologia, é possível integrar as catracas de acesso a um sistema de gestão de ponto, resultando em um benefício imediato para o RH. O cadastro da biometria do funcionário pode ser feito uma única vez e evita fraudes no registro de presença. Isso é possível graças a tecnologias como cloud computing e internet das coisas (IoT). Elas permitem a comunicação entre equipamentos e softwares, gerando informações seguras e disponíveis em tempo real. Além do mais, a integração entre os sistemas favorece o controle de horas extras, impede a entrada de colaboradores na empresa em férias ou com atestados, evitando possíveis processos trabalhistas.

Resultados de uma gestão eficiente para o RH

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Um sistema eficiente de controle de ponto traz benefícios adicionais à otimização da rotina do departamento de recursos humanos. A análise da taxa de turnover é um deles. A possibilidade de obter informações de forma ágil e segura por meio de um software de gestão de jornada permite que os profissionais de RH se antecipem e promovam ações para reverter um cenário negativo rapidamente.

A substituição constante de trabalhadores é um dos principais problemas enfrentados pelas empresas. Esse movimento gera despesas com desligamentos e novas admissões, perda de talentos para a concorrência, custo com capacitação de novos colaboradores, queda na produtividade, entre tantas outras dificuldades. A partir da análise das taxas de turnover é possível entender quais os motivos da rotatividade e intervir de forma efetiva para minimizar o problema.

Uma gestão que atue com foco no capital humano também permite acompanhar de perto taxas como retenção de talentos, absenteísmo, engajamento de colaboradores, treinamento, entre outras. Esses indicadores são fundamentais para o cálculo do ROI, o retorno sobre investimento. Em um cenário econômico cada vez mais enxuto e concorrido, a análise e mensuração dos resultados é importante para identificar ameaças, reconhecer tendências, descobrir gargalos e tornar a gestão mais estratégica e eficiente. A partir do momento que você identifica as ações que estão gerando resultados pode potencializá-las.

A produtividade é outro ponto que pode ser melhorado com práticas voltadas ao bom clima organizacional e com a  ajuda da tecnologia. A utilização de sistemas integrados de controle de ponto possibilita quantificar as horas trabalhadas facilmente e acompanhar o rendimento de cada membro das equipes em tempo real. Além disso, as soluções ampliam a transparência nas relações de trabalho. Tanto o RH, quanto os gestores da área e colaboradores têm acesso às informações a qualquer hora e de qualquer lugar, inclusive por meio de dispositivos móveis.

Sua empresa está preparada para a nova era da gestão de pessoas?

O mundo está em constante transformação e as relações de trabalho acompanham esse ritmo. Nesse novo cenário, o RH assume um papel mais estratégico e analítico e a gestão de pessoas começa a ser descentralizada. O controle de ponto deixa de ser apenas uma necessidade legal e passa a desempenhar uma função importante de apoio à gestão.

Mas você sabe realmente como fazer uma boa gestão de pessoas? Essa atividade vai muito além de administrar burocracias e escrever relatórios. O profissional de recursos humanos deve concentrar esforços para contratar talentos adequados à cultura organizacional da empresa e facilitar seu desenvolvimento.

Para isso, o apoio da tecnologia é fundamental. Automatizar rotinas exige investir em tecnologias e adaptar processos para tornar a execução ágil. Outra mudança é a descentralização da informação, na qual as lideranças passam a ter acesso a informações sobre o próprio time sem a necessidade de recorrer o tempo todo ao RH. . Dessa forma, passam a contar com informações que possibilitem uma gestão mais eficiente do time e tomar decisões mais efetivas sobre a gestão do time. Sua empresa está preparada?

 

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