Contabilidade estratégica: 4 práticas para uma rotina mais eficiente

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funcionária de escritório contábil sorri

A contabilidade estratégica é formada por uma série de iniciativas que permitem à empresa contábil ter processos mais ágeis, seguros e eficientes. Para isso, é fundamental contar com a tecnologia e seus recursos.

A tecnologia vem transformando os modelos de trabalho tradicionais no mundo inteiro. Com ela,  é possível realizar tarefas que, no passado, eram inimagináveis. A contabilidade estratégica é um formato que vem sendo construído com base novos paradigmas. Neste artigo, você verá como esse conceito pode tornar a sua empresa contábil  mais eficiente com quatro práticas de fácil aplicação.

O que é contabilidade estratégica?

A transformação digital e a evolução no mercado começaram a exigir que as empresas atuassem com maior autonomia e respostas rápidas para as solicitações dos clientes. A contabilidade enfrenta desafios, com clientes cada vez mais exigentes e cobranças contínuas, tendo que se reinventar a todo momento.

A contabilidade estratégica surge como uma resposta a essa cobrança, proporcionando resultados mais efetivos e ágeis e atendendo as demandas cada vez mais exigentes do mercado.

Além disso, a contabilidade estratégica se tornou necessária para atender novos modelos de negócios inovadores, precisando se atualizar  sobre novos segmentos e suas tributações. Para isso, utiliza a tecnologia como principal forma de garantir que as operações empresariais sejam executadas.

O mercado exige respostas rápidas e agilidade no atendimento aos processos fundamentais para as empresas. A contabilidade estratégica é o único modelo capaz de atendê-lo.

4 práticas da contabilidade estratégica que tornam a rotina mais eficiente

1. Recursos de gestão sempre acessíveis

Uma das principais características da contabilidade estratégica é a sua atuação por meio da tecnologia. Sistemas contábeis baseados na nuvem permitem o acesso às informações da empresa em qualquer momento e local, basta ter um login e senha.

Grande parte das tarefas de um escritório contábil, que utiliza métodos tradicionais, só podem ser realizadas no computador em que o software de gestão está instalado. Essa condição limita diversos processos e impede que a empresa se torne mais competitiva:  

  • limitando o acesso às informações;
  • exigindo a contratação de novas licenças;
  • reduzindo a mobilidade dos contadores;
  • causando dependência de computadores específicos.

Todas as informações da empresa estão naquele local, caso a máquina seja danificada, tudo estará perdido.

A contabilidade estratégica está blindada destes fatores de risco à operação, e tem a tecnologia como aliada.

Os recursos acessíveis na nuvem, além de aumentar a eficiência das operações contábeis, possibilitam maior flexibilidade aos profissionais. Proporcionando mobilidade para atuação e execução das tarefas, pois é possível atender o cliente sem estar no escritório.

2. Gestão automatizada de cobranças

Diversos processos dentro de um modelo contábil tradicional são realizados manualmente. Mesmo quando há o suporte de um sistema de gestão. Entre eles está a gestão de cobranças, que exige múltiplas conferências para confirmar um pagamento, por exemplo.

Uma das premissas da contabilidade estratégica é proporcionar agilidade para os processos. Nesses casos, os recursos oferecidos por soluções em nuvem permitem a integração com sistemas bancários. Dessa forma, a confirmação dos pagamentos é feita de forma automatizada.

Além disso, é possível criar alertas para que o cliente seja notificado sempre que um pagamento não for identificado ou houver qualquer outra ocorrência que fuja do padrão.

3. Armazenamento inteligente de dados/documentos/comprovantes

Empresas contábeis costumam acumular muitos documentos em papel. Por lei e segurança, diversos documentos devem ser armazenados por períodos determinados, para comprovação tributária e contábil.

Os desafios enfrentado com relação ao armazenamento são:

  • Localização dos documentos: caso seja necessário desarquivá-los. Uma solução em nuvem permite arquivar essas informações com segurança e depois encontrá-las facilmente, por meio de uma ferramenta de busca. Assim, não se perde tempo com essa atividade.
  • Extravio de documentos: arquivos muito extensos podem ser separados e perdidos. Em caso de acidentes naturais, como incêndios ou enchentes, não há como resgatar a documentação.
  • Espaço físico: a empresa precisa se preocupar em ter um espaço adequado para armazenar um grande volume de papéis, em segurança, ou contratar um depósito para isso.

Na contabilidade estratégica, tudo que puder ser digitalizado o é. Encontrar documentos é infinitamente mais rápido e fácil. Com backups, não correm risco de perda. Deixa-se de alugar depósitos para documentos e, ao invés, são usados servidores online.

Importante: o escritório deve cumprir com o que rege a Lei Geral de Proteção de Dados, que diz respeito à coleta e armazenamento de dados dos clientes.

4. O sistema é atualizado  frequentemente

Os softwares de gestão contábil tradicionais são vendidos por meio de licenças. As empresas contratam o número de licenças necessárias para serem instaladas em cada computador. Após um determinado tempo de uso, o fabricante libera atualizações para os clientes que renovam suas licenças.

Uma prática bastante comum entre as empresas que contratam esse modelo de serviço e querem economizar é a de não renovar os contratos e permanecer utilizando o software desatualizado. Esse tipo de atitude pode colocar as informações em risco, pois a cada atualização, novos recursos de segurança são adicionados ao sistema.

Por isso, a contabilidade estratégica prefere o modelo SaaS. Os softwares como serviço atuam de forma diferente. A empresa contrata o sistema para um número de usuários e paga uma mensalidade sobre o serviço. Com isso, as atualizaçõe são realizadas com maior frequência, para corrigir bugs, erros e proporcionar mais benefícios e segurança aos clientes.

A principal vantagem é que estes softwares são atualizados automaticamente a casa cada nova obrigação fiscal ou mudança na legislação. O escritório está sempre em conformidade, sem precisar pagar mais por isso.

As soluções baseadas em nuvem são mais flexíveis e capazes de atender a empresa de forma completa, com recursos para diferentes modelos de negócios. Dessa forma, é possível utilizar uma ferramenta que seja utilizada por mais de um setor ou segmento, por meio do compartilhamento de informações ou integração de dados.

A atuação de um escritório de contabilidade inteligente está diretamente ligada com as necessidades da área de Recursos Humanos do cliente. Para ser mais estratégico, veja como você pode construir uma relação de sucesso entre o RH e a contabilidade.

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