Como reduzir custos no fechamento da folha de pagamento e ter um time mais produtivo

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Parece que não, mas os custos de folha de pagamento da sua empresa podem estar comendo os seus lucros a cada mês. Além do salário dos colaboradores ainda há impostos, horas extras, benefícios, 13º e muitos outros encargos, que no fechamento da folha acabam se tornando extremamente onerosos para a empresa.

Você deve querer saber, então: como reduzir estes custos sem ter que realizar demissões?  É um trabalho árduo de gestão de pessoas, mas não é impossível. Uma das ações para isso está em aumentar a produtividade da equipe para reduzir as horas extras. Leia o artigo até o final e saiba como implantar esta estratégia em sua empresa.

 

1 – Otimização da jornada de trabalho

Uma das melhores formas de reduzir o custo no fechamento da folha de pagamento da empresa é, sem dúvida alguma, investir no aumento da produtividade do time. Em outras palavras, fazer com que os colaboradores trabalhem mais em menos tempo, evitando assim, horas extras.

Para que essa estratégia seja bem sucedida é necessário deixar bem claro para a equipe os objetivos da empresa e os prazos a serem cumpridos. Se houver problemas com faltas, uma boa conversa com cada funcionário também ajuda. Se o funcionário sentir que a empresa quer ajudar, ele vai trabalhar para a empresa, não apenas para si.

No caso de funcionários externos, o estabelecimento de metas de trabalho, roteiros organizados e um monitoramento online de tarefas facilita o acompanhamento das jornadas de trabalho, garantindo a produtividade da equipe.

 

2 – Otimização na gestão de pessoas

Um sistema eletrônico de ponto que produza informações gerenciais em tempo real pode colaborar muito na Gestão de Pessoas Com este tipo de análise, você pode conferir instantaneamente quem está fazendo mais horas extras, quem está saindo mais cedo… e agir prontamente.

Com estas informações você consegue ainda identificar o desempenho dos funcionários, se estão sobrecarregados ou com dificuldades em exercer sua função, e até saber se é possível aumentar ainda mais a produtividade de cada um.

 

3 – Controle as horas extras

Outra vantagem do ponto eletrônico online é que você pode acompanhar diariamente as horas extras feitas por seus funcionários, o que lhe dá a oportunidade de se prevenir antes do fechamento da folha de pagamento.

Com este controle, é possível reduzir os custos com estas horas, já que poderá determinar se será necessário ou não que algum funcionário trabalhe além do expediente.

 

4 – Automatize a empresa com um sistema de gestão

A tecnologia está facilitando cada vez mais o trabalho das pessoas. Por este motivo, está permitindo que as empresas produzam mais com ainda menos funcionários.

Um sistema de gestão pode trazer muitos benefícios ao andamento dos trabalhos. Ele facilita diversos processos rotineiros da empresa, além de reunir informações essenciais para a tomada de decisões.

 

5 – Faça um banco de horas

A tão falada Geração Y vem mostrando que não é necessário um cumprimento padrão de horas de trabalho para gerar resultados para uma empresa. Isso tem obrigado as empresas a oferecerem horários flexíveis para seus profissionais. Por este motivo, o banco de horas tem sido uma ótima opção para as empresas.

O banco de horas ajuda a empresa a pagar menos horas extras, oferecendo uma troca com o colaborador: as horas que ele trabalhou a mais, por mais horas de descanso. Convoque a sua equipe e entre em um acordo sobre este assunto –  com certeza será vantajoso para ambas as partes.

 

6 – Controle as justificativas de faltas e atrasos

Em uma empresa com muitos funcionários sempre ocorrem imprevistos, como faltas e atrasos. Controlar manualmente todos esses horários e as justificativas,  com a precisão necessária para que não haja prejuízos para nenhum dos lados, é muito complexo.

Com um sistema de ponto eletrônico tudo isso pode ser feito através de um ambiente virtual, o que economiza tempo tanto do gestor quanto do colaborador. Todos esses dados ficam armazenados com segurança, além de evitar que ocorra qualquer tipo de assédio moral.

 

7 – Seja transparente

Transparência evita mal-entendidos – sempre! Por este motivo, você deve ser o mais transparente possível com seus funcionários. Faça sempre um demonstrativo de pagamento, também chamado de holerite. Nele estão as informações de todos os ganhos e descontos feitos pela empresa para o cumprimento de suas obrigações fiscais e trabalhistas.

Um sistema eletrônico de ponto automatiza esta gestão. Alguns disponibilizam um portal virtual em que o espelho de ponto e o holerite podem ser acessados pelo colaborador e ainda justificar faltas, atrasos e também publicar documentos, como atestados médicos.

Como você pode ver é completamente possível reduzir os custos no fechamento da folha de pagamento. Com um sistema de gestão de pessoas você consegue fazer isso da melhor maneira possível: cumprindo todas as leis envolvidas e aumentando a produtividade da empresa.

 

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