Como criar uma política de ponto

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Como criar uma política de ponto? Olhando para o dia a dia do RH. Sua empresa utiliza ou está implementando alguma forma de registro de ponto? Então você já deve ter se deparado com situações típicas, como quando colaboradores esquecem de fazer o registro de ponto. Ou recebe perguntas sobre questões pontuais, abonos, faltas, atrasos, etc.
Deter todas essas informações ‘na memória’ e sanar dúvidas todo o tempo é difícil (quase impossível) para um RH. Para auxiliar neste processo, é importante consolidar uma política sobre a forma como sua empresa trata as informações relativas à gestão de jornada. Aí vem a pergunta: como criar uma política de ponto?.
A política de ponto, como qualquer política organizacional, não é um modelo pronto. Isso porque cada empresa tem particularidades, práticas, processos e sistema ideal.
Apesar de não existir uma fórmula definitiva, existe algumas práticas que podem ser implementadas por qualquer empresa. Então corre lá e pega lápis e papel. Vamos mostrar, em alguns passos, como criar uma política de ponto perfeita para a sua empresa.
 

Algumas considerações sobre legislação de ponto

O primeiro passo para começar a escrever sua política de ponto é observar as questões legais relacionadas à gestão de ponto
Explicando melhor… como o registro de ponto é uma obrigatoriedade legal para empresas com mais de 10 colaboradores (Art. 74, § 2 CLT), deixar de lado as questões legais ao formular uma política de gestão de ponto seria um grande erro.
As empresas com menos de 10 funcionários que optarem por realizar o registro também devem se adequadar à legislação. Ressaltamos algumas regras gerais:
  • O registro pode ser feito de forma manual (livro ponto), mecânico (cartão ponto), eletrônico (cartão e biometria) e digital (aplicativos e computador);
  • Registro de entrada e saída são obrigatórios;
  • O período de repouso deve ser pré-assinalado. Para jornadas de 4h a 6h, o intervalo mínimo é de 15 minutos; já para jornadas superiores a 6h, o colaborador deve gozar de 1h a 2h de descanso.
Para empresas que utilizam o registro manual e mecânico, não há uma legislação que determine modelos homologados.
A verdade é que estas formas de registro são cada vez menos utilizadas. A transformação digital veio com tudo, e a disponibilização de informações online se mostrou bem mais vantajosa.
Primeiro, por viabilizar o acesso e análise de informações em tempo real. Segundo, por possibilitar cópias de segurança (backup) na nuvem, protegendo os documentos de extravio ou danos… um problema frequente no caso de registros físicos, que podem ser perdidos para mofo ou intempéries, por exemplo.
Os registros eletrônico e digital são excelentes para uma fazer gestão de ponto dos colaboradores. São eficazes e, ao mesmo tempo, atendem as regulamentações do MTE. Resumidamente, essas leis determinam que
  • Portaria 1510/2010: Empresas que optam pelo registro de ponto eletrônico devem utilizar equipamento homologado. Aquele que emite comprovante.
  • Portaria 373/2011: Empresas que optam por outros modelos de equipamento ou registro digital, devem procurar o sindicato. É necessário um acordo coletivo neste sentido.

Como criar uma política de ponto? Olhando para a sua empresa.

Levadas em conta as questões legais, que regem o ponto de forma geral, pense agora no cenário específico da sua empresa. Questões relacionadas à cultura podem impactar diretamente a forma como sua empresa encara a gestão de ponto. O tamanho da equipe e do RH, entre outros fatores, também.
Em ambientes flexíveis e criativos, como agências e startups, a adoção de jornada rígida e horário britânico pode não fazer tanto sentido. A realidade é diferente em locais voltados para operações de rotina, como call centers e outros.
A pergunta chave é: como é a cultura de sua empresa?.
Se a cultura for de transparência e participatividade, dependendo do tamanho do time, é possível reunir a equipe para debater a melhor política e chegar junto a um modelo. Caso a descentralização seja um aspecto forte em sua empresa, por que não envolver as lideranças?
Para que a política de ponto surta resultados expressivos é essencial considerar o público da política. Este é um dos fatores mais importantes para o sucesso da implementação. Colaboradores habituados com flexibilidade dificilmente se adaptarão a uma nova política muito fechada.
As particularidades da política vão depender muito dos levantamentos feitos nesta etapa. Então responda a algumas perguntas básicas, como:
  1. A cultura da sua empresa pede uma conduta mais rígida ou flexível?
  2. A sua empresa quer/pode envolver líderes e colaboradores na criação e gestão da política?
  3. Sua empresa pode atender às demandas do time sem deixar de cumprir os requisitos legais?
  4. A sua empresa necessita de uma política detalhada ou uma global é suficiente?
  5. Como são os colaboradores e gestores que você vai atingir? Qual a linguagem e meio mais adequados para atingi-los?

Escrevendo a política de ponto

Por fim, com os requisitos culturais em mente, está na hora de escrever sua política. Vamos responder a algumas perguntas-base para sua política?
  • Sua jornada é rígida ou flexível?
  • É preciso marcar o ponto ao sair para o intervalo?
  • As horas extras podem virar banco de horas e ser usufruídas de acordo com a necessidade do colaborador/ empresa ou são pagas mensalmente?
  • Qual a periodicidade do banco de horas?
  • Atrasos e faltas são descontados? De que forma?
  • Quais são os intervalos permitidos?
  • Quando o colaborador pode se ausentar sem sofrer descontos?
  • Quando o colaborador é autorizado a realizar horas extras?
  • Em caso de banco de horas, quais as regras?
  • Em caso de esquecimento ou marcação indevida, como proceder?
  • Em caso de atestados, como proceder?
  • Quem ajusta as marcações de ponto? O líder de time tem alguma participação na gestão das pendências de ponto? Como?
Viu como criar uma política de ponto pode ser bem fácil, mesmo que leve um tempinho? Para inspirar você, disponibilizamos a nossa própria Política de Ponto da Ahgora. Confira aqui neste link. Use como base para formular a política da sua empresa.

Política de ponto pronta, e agora?

Política pronta? Faça uma campanha interna para lançá-la. Convide algumas pessoas para serem “embaixadoras” da ideia e engajar os colegas. Você pode também utilizar adesivos e cartazes próximo ao registrador de ponto com dizeres “Já bateu o ponto hoje? Conheça nossa política!”, entre outras ideias.
Deixe a criatividade tomar conta do time em um brainstorm para que o lançamento seja um sucesso.
Lembre-se: sua política não pode criar poeira. Para manter acesa a memória do time a respeito das regras e melhores práticas, é preciso acompanhamento constante.
Garantir que os colaboradores internalizem os novos hábitos e consultem a política de ponto sempre que tiverem dúvidas faz parte do processo.
Os clientes Ahgora contam com material de apoio à gestão de mudança e metodologia própria. Mas, se você ainda não é nosso cliente, pode encontrar muitos materiais como este online, no nosso blog ou página de materiais educativos.
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