Como controlar o ponto de funcionários externos de forma eficaz

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Você tem a sensação de que a tecnologia encurtou as distâncias? E realmente encurtou! Hoje é possível realizar reuniões sem se deslocar ou com os participantes em diferentes locais do mundo. Neste sentido, a tecnologia também ajuda a vencer obstáculos geográficos como gerir os colaboradores que atuam externos à empresa. Agora gestores de RH e empresários podem acompanhar, sem assédio, a operação externa.

Recentemente publicamos um post sobre a importância de fazer a gestão de funcionários externos, aqueles que atuam fora da sede da empresa, como representantes comerciais ou vendedores de campo, trabalhadores da construção civil, consultores, motoristas profissionais, entre outros. Neste post abordamos como controlar o ponto de funcionários externos de maneira ágil, eficaz e sem assédio.

Gestão de ponto por smartphone

Uma solução para acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores externos é por meio de aplicativo para smartphones ou tablets. Porém, ao optar por este modelo é necessário que o mesmo esteja adequado à  Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), que delibera sobre o uso de sistemas alternativos de registro de ponto eletrônico.

Para aderir a um desses sistemas é necessário que a empresa esteja atenta ao que a legislação determina e sobre como a solução escolhida fica disponível para a fiscalização. A marcação dos horários de início, intervalos e encerramento da jornada de trabalho não pode ser feita de forma automática, bem como os registros feitos pelos funcionários não podem ser excluídos ou modificados. Além disso, o sistema escolhido pela empresa deve ter uma central que permita a captura dos dados, de forma impressa ou digital.

Agora você já sabe que é preciso considerar algumas questões antes de ir em busca de um sistema de gestão de ponto dos funcionários externos. Em resumo, na hora de escolher uma ferramenta registro do ponto avalie se:

  • atende aos requisitos do Ministério do Trabalho e Emprego;
  • funciona em aparelhos mobile, como smartphones e tablets;
  • é customizável para atender a convenção coletiva da sua empresa;
  • gera relatórios automaticamente;
  • tem integração com soluções de ERP.

Uma dica importante para otimizar o tempo nas tratativas de ponto é trocar as tradicionais planilhas ou controles em papel por tecnologias que automatizam a operação do dia a dia e possibilitem fazer uma gestão de funcionários externos segura, precisa e eficiente.

Como controlar o ponto de funcionários externos em 3 passos

como controlar o ponto de funcionários externosEmbora a preocupação em como controlar o ponto de funcionários externos faça parte da rotina do RH, essa questão envolve vários outros setores da empresa. Enquanto diretores, proprietários e líderes buscam dados para otimizar os processos, o departamento financeiro demanda estimativas de custos e a tecnologia da informação se preocupa com a segurança dos dados. E, a tendência é que a descentralização do RH seja cada vez mais comum. Portanto, a atividade dos funcionários externos não é preocupação somente de um setor, mas de toda a organização. Por isso, a tecnologia pode ser uma forte aliada nesse controle.

1. Escolha uma solução móvel

Quando o RH ou a gestão da empresa começam a buscar meios de como controlar o ponto de funcionários externos o primeiro aspecto costuma ser a mobilidade da solução. Como os profissionais estarão cada momento em um local é necessário que o sistema de registro de ponto também tenha essa flexibilidade para acompanhá-los. Portanto, busque uma solução digital que esteja com o colaborador onde ele estiver. A nossa dica é recorrer a soluções mobile ou que permitam a batida online, possibilitando ao colaborador fazer o registro em smartphones ou tablets, via aplicativo ou pela internet.

2. Parametrize o sistema corretamente

Fique atento se a aplicação escolhida está adequada a legislação trabalhista vigente e se permite customizações. Isso é fundamental para que o sistema seja parametrizado corretamente. Desta forma, você pode adequar o sistema para que atenda o que está previsto na convenção coletiva da sua empresa. Uma solução que se ajuste efetivamente a sua necessidade irá contemplar escalas flexíveis, horas extras, sobreaviso e até plantões. Essas configurações são determinantes para que a gestão tenha visão clara e abrangente sobre as horas trabalhadas.

3. Estimule o apontamento de horas

Em alguns segmentos de mercado a gestão aponta que não basta apenas saber como gerir o ponto de funcionários externos, é necessário também qualificar o tempo trabalhado. Para isso é preciso que o colaborador descreva minimamente as atividades desenvolvidas e a partir da análise dos dados a gestão poderá identificar gargalos de produtividade e oportunidades de melhoria nos processos. Neste caso, uma solução é investir no apontamento de horas integrado ao sistema de ponto, evitando assim inconsistências.

Agora você conhece quais os principais fatores que deve considerar ao escolher uma solução para gerir o ponto dos colaboradores externos e como a tecnologia pode contribuir para isso. Este assunto ainda vai render novos posts aqui no blog, por isso, em breve, abordaremos as vantagens de usar a tecnologia para a gestão de ponto de colaboradores externos. Continue acompanhando e se tiver alguma dúvida sobre o assunto deixe seu comentário no espaço abaixo.

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