[Case] Como a TLSV conseguiu aumentar a disponibilidade de tempo dos gestores e reduzir em 30% gastos com horas extras na folha de pagamento

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Empresas de grandes proporções costumam superar vários desafios no dia a dia, sendo que a gestão dos colaboradores se encontra na lista. E quando a solução adotada para a realização dos procedimentos de registro de ponto e informações relacionadas não inspira confiabilidade, a tendência é que os gestores se vejam gerenciando zonas de risco constantemente.

Para evitar agravantes nos procedimentos de conferência de batidas de ponto, é necessário que a solução adotada permita checagem imediata de faltas, atrasos, hora extra e se os relógios de ponto estão funcionando corretamente. Caso contrário, várias interferências podem ocorrer na análise, sendo que esse tipo de situação pode gerar desconfortos como várias checagens seguidas e instabilidades jurídicas. Isso propicia incertezas geradas por possíveis brechas apresentadas pela metodologia utilizada na coleta dos dados de batida de ponto.

Confira como a TLSV conseguiu aumentar a produtividade de seus colaboradores e ganhar confiabilidade em seus procedimentos ao adotar as soluções da Ahgora:

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Antes do Ponto Eletrônico

“Os maiores desafios sempre foram a integridade do material na forma impressa, que circulava durante todo o mês em posse de cada colaborador, assim como a forma de apuração dos dados que se dava através da verificação individual de cada formulário/papeleta. A solução era na forma impressa, através de sistemas próprios da TLSV, no padrão legal determinado pela legislação”, de acordo com Gilson Ochoa, diretor de OSM da TLSV.

Essa situação ocorria porque a batida de ponto era feita por meio de papeletas individuais. Era um cartão mensal que era preenchido pelo próprio colaborador.

Como a TLSV é uma empresa com uma equipe que trabalha com soluções de comunicação de dados e voz, infraestrutura e redes para telecomunicações e sistemas de recepção de sinais de TV por assinatura, o volume de trabalho gerado pelas batidas de ponto era realmente considerável. A empresa tem 850 colaboradores, com uma frota de mais de 550 veículos em operação, sendo a Matriz na cidade de Porto Alegre (RS) e com filiais em Curitiba (PR), Caxias do Sul (RS), Pelotas (RS), Santa Maria (RS), Novo Hamburgo (RS), Canoas (RS), Passo Fundo (RS), dentre muitas outras. Por conta dessa situação, a antiga solução para as batidas de ponto demandava horas de trabalho da alta gerência, que precisava conferir cada papeleta individualmente todos os meses, ao menos duas vezes.

Essa situação gerava preocupações relacionadas à metodologia e a dispositivos legais que pudessem ser adotados. Com base nas demandas trabalhistas, houve a busca de algumas consultorias que orientaram a TLSV que encontrasse meios alternativos para o porte de negócio da empresa.

E por conta desses vários fatores, havia uma constante procura por alguma solução que conferisse o ganho de confiabilidade no processo de conferência do ponto. Várias fontes de informação foram pesquisadas e as mídias de mercado estavam entre elas. Ao realizarem a averiguação, perceberam que as soluções da Ahgora se destacavam pela flexibilidade da ferramenta, adicionada às questões legais e facilidades de integração com sistema de gestão TLSV.

A implantação do Sistema de Ponto Eletrônico

As vantagens apresentadas pelas alternativas da Ahgora permitiram que a TLSV solicitasse inicialmente a solução mobile para atendimento de aproximadamente 700 colaboradores com atuação em campo, ou seja, para todos aqueles que não estivessem vinculados a um escritório ou base operacional fixa, tendo em vista que atuação da TLSV se dá em 32 cidades, distribuídas no Rio Grande do Sul e Paraná.

O Ahgora Mobile é um aplicativo que viabiliza a batida de ponto em smartphones e tablets, permitindo que se identifique por meio de GPS o local em que o colaborador se encontrava quando realizou o procedimento. Por conta da geolocalização, é possível realizar o acompanhamento de obras e andamento de contratos, bem como o controle de horas extras. E todos esses procedimentos podem ser feitos em tempo real.

Essas possibilidades facilitam na gestão dos colaboradores em todos os serviços externos, como manutenção, instalação e engenharia dos processos. Além disso, é possível que a gerência obtenha os relatórios em tempo real. Com isso, há aumento da eficiência e da segurança na batida de ponto e na análise das mesmas pelos responsáveis.

Depois da escolha da solução mobile, houve a realização dos procedimentos de implantação, que duraram seis meses. Mas sem tempos de paragem ou de problemas com a adaptação da ferramenta. No entanto, alguns dos desafios foram ocasionados por conta da consequente implantação de novas culturas organizacionais em decorrência da aplicação dos dispositivos de controle.

Além da implementação da solução, também houve a adoção de dois eventos pilotos, com a finalidade de treinamento para a utilização dos dispositivos. E isso foi acompanhado pelo treinamento dos gestores de todos os clusters da TLSV, de acordo com o cronograma que havia sido estabelecido. Até mesmo Lázaro Malta, CEO da Ahgora, colaborou diretamente nos procedimentos.

Resultados gerados

Os resultados obtidos com as soluções da Ahgora foram vários e em muitos aspectos para a TLSV. A começar do aumento da segurança nos aspectos jurídicos, sobretudo com a possibilidade imediata de geração de relatórios com os dados armazenados em nuvem.

Houve também o benefício do ponto de vista do aumento da disponibilidade de tempo e da precisão do cálculo de horas – que assegurou também o amparo financeiro – com a redução de 30% nos gastos com horas extras na folha de pagamento.

Com a facilitação dos procedimentos, houve também aumento da disponibilidade de tempo dos gestores da TLSV. Ao adotarem o sistema da Ahgora, houve a possibilidade de identificar, ajustar e implantar jornadas de trabalho que anteriormente não tinham controle totalmente efetivo, o que repercutiu com a reorganização de horários, jornadas e perfis de cargos, adequando operações à realidade de atuação de cada grupo em suas respectivas regiões.

Além dessas circunstâncias, pode-se afirmar que o retorno foi imediato, considerando o alto volume para gestão da informação na forma física. Antes, o controle de folhas ponto tinha a limitação da indisponibilidade de dados na forma on-line, o que acarretava atrasos na disponibilidade da informação e consequentes atrasos nas decisões.

E certamente houve um aumento da velocidade nas tomadas de decisão. A gestão imediata e on-line das informações atreladas à integração e controle dos dados através de outros sistemas de gestão da TLSV proporcionaram análises, atuação e tomadas de decisão em tempo real.

Dada a situação, é perceptível que as soluções da Ahgora beneficiaram a TLSV em várias frentes: financeira, jurídica e de disponibilidade de pessoal. Isso tudo graças à adesão das soluções em nuvem. Certamente o Cloud Computing é um recurso extremamente amplo e compatível com a realidade presente hoje no mercado. É uma alternativa para as empresas que desejam realmente se manterem competitivas e com uma visão ampla para o futuro. Vem pra nuvem!

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