[Case] Como a EPC Construções conseguiu centralizar todas as soluções de ponto em um único fornecedor e tornar os processos mais ágeis

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epc-construcoesO controle de entrada e saída de funcionários de uma empresa pode não ser uma situação complicada em um negócio relativamente pequeno. Mas o que fazer quando se tem mais de 10 obras espalhadas pelo país? Foi esse desafio que levou a EPC Construções a adquirir as soluções da Ahgora, facilitando os processos relacionados às batidas de ponto dos funcionários.

Essa decisão permitiu inclusive que os próprios colaboradores tivessem acesso ao seu espelho de ponto individual, obtendo de forma imediata e completamente transparente os seus dados de início e final de turno, todos devidamente cadastrados. Isso evitou imprevistos com horas extras ou que possíveis esquecimentos na batida de ponto deixassem de ser registrados.

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Antes do ponto eletrônico

A EPC Construções é uma empresa sediada em Brasília e atua na área de construção pesada em obras de infraestrutura, como aeroportos, mobilização urbana, rodovia e aeroportos. No portfólio da empresa encontram-se mais de cinquenta obras aeroportuárias concluídas, consolidando-se no setor como uma das maiores do país. De acordo com a revista O Empreiteiro 2013, a empresa ficou posicionada como 2ª no ranking das construtoras que obtiveram maior crescimento na renda bruta.

Atualmente, a organização opera com mais de 700 funcionários espalhados em 14 projetos, como a ampliação do Pátio de Aeronaves em Porto Alegre, no Rio Grande do Sul. Além disso, pode-se mencionar adequação da Rodovia BR 116 no mesmo estado, a urbanização de vias em Aparecida de Goiânia, em Goiás, e a construção do Túnel de Queda Livre, em São Paulo capital.

E todo esse crescimento ocorreu em apenas quinze anos de existência, tornando necessária a presença de uma solução de batida de ponto que acompanhasse o processo de inovação e crescimento da EPC, com segurança e consistência nos dados apurados.

A EPC Construções cresceu rapidamente e hoje é uma das maiores empresas do setor no país. E a ampliação do volume de trabalho e da quantidade de profissionais envolvidos começou a trazer imprevistos com a antiga solução de batida de ponto. O modelo de REP utilizado trazia uma série de problemas, principalmente pela impossibilidade de acompanhar o funcionamento do equipamento, havendo a necessidade de disponibilizar um indivíduo para gerenciar o relógio de ponto. Isso onerava a folha de pagamento, com a necessidade de disponibilização do profissional, reduzindo a produtividade do mesmo, que poderia estar envolvido em atividades relacionadas ao core business da organização.

E o desafio não se encerrava na questão operacional. Também havia contratempos de ordem técnica, que dificultavam inclusive o atendimento das necessidades dos profissionais envolvidos com tecnologia da informação. O motivo é que o sistema não ficava por conta de um fornecedor único, com o qual se entraria em contato e todas as informações seriam disponibilizadas. O sistema do REP utilizado envolvia quatro provedores diferentes, sendo que as dúvidas deveriam ser resolvidas exatamente com o responsável por uma parte específica do sistema, fosse o relógio, a batida de ponto ou software de conexão de rede.

De acordo com Lucas Velasco, do Departamento de TI da EPC, com a antiga solução “nunca fluía bem”. Essa situação levou os representantes da organização a buscarem outra solução, já que o tratamento das batidas de ponto tinha se tornado demasiadamente complexo, sobretudo com a rápida expansão que a empresa havia realizado.

Dadas as circunstâncias, um dos setores que era mais afetado negativamente pela antiga solução de ponto adotada, era a área de tecnologia da informação, pois não havia meios para confirmação remota de que os relógios estavam em funcionamento. Isso implicava na necessidade de disponibilizar alguém para realizar os procedimentos de checagem frequentemente.

Por conta dessas impossibilidades, Lucas Velasco, atual funcionário da EPC e que trabalhou em uma universidade atendida pela Ahgora, considerou seriamente a possibilidade de trazer as soluções inovadoras de ponto para a EPC.

Na instituição de ensino que o profissional de TI trabalhava anteriormente, os contratempos eram bem semelhantes. A organização se encontrava em fase de expansão e o REP em uso não supria mais as necessidades – o sistema não garantia o controle dos novos polos que estavam sendo criados e muito menos os turnos variados dos professores.

Por conta da experiência anterior relatada pelo profissional de TI, a gerência da EPC Construções solicitou com segurança o aluguel das soluções da Ahgora, principalmente pelo fato dos REPs ligados em cloud não serem um impeditivo para o crescimento da empresa, mas um verdadeiro agregador.

As soluções adotadas foram duas, o REP Ah10 e o Ah10Lite. O primeiro tipo de relógio adquirido, que foi precisamente o Ah10cbm, é homologado pelo Ministério do Trabalho, o que facilita os procedimentos juntamente ao sindicato e permite que a batida seja realizada por meio de código de barras, análise biométrica e cartão mifare. Essa solução é ideal para construção civil porque muitas vezes o canteiro de obras está distante do escritório e o REP é acompanhado de um modem 3G para que todas as informações registradas na batida de ponto sejam automaticamente armazenadas na nuvem.

O outro relógio adotado, o Ah10Lite, foi escolhido por conta da facilidade de manuseio do dispositivo. Com a antiga solução de ponto adotada, a durabilidade dos relógios era bastante pequena, o que foi resolvido com o recurso apresentado pela Ahgora.

O Ah10Lite pode ser facilmente transportado pelo fato de ser pequeno, leve e portátil. Isso facilitou largamente o deslocamento do aparelho de registro de ponto. A antiga solução utilizada era bastante sensível às intempéries e ao relevo acidentado das obras, obstáculo resolvido pela solução Ahgora. Além disso, o uso do modem 3G garante que o ponto possa ser utilizado com plena autonomia, mesmo distante do escritório.

Ao escolher a solução, deu-se o processo de implementação dos relógios de ponto da Ahgora nas obras da EPC. Com relação aos relógios Ah10cbm não houve grandes imprevistos com a implantação, já que o REP é homologado. No entanto, houve um procedimento rápido junto ao sindicato com o uso da solução Ah10Lite, que necessita ser homologada para uso.

Os procedimentos de fechamento de venda e envio do material levaram sete dias para serem prontamente finalizados. A partir disso, a instalação levou um tempo de dez a quinze dias, com a realização de treinamento online ao vivo para os profissionais envolvidos com o processo de implantação.

A equipe, incluindo os colaboradores das áreas operacionais, levou cerca de dois meses para se adaptar perfeitamente à solução, o que para Lucas Velasco, que foi um dos principais atores no processo de implantação, foi um tempo considerado curto. Para ele, uma das grandes vantagens foi que após a instalação, o equipamento já estava pronto para uso e que a realização de cursos amplos e longos não foi necessária para que toda a empresa se adequasse bem à solução adquirida.

 

Resultados Gerados

Os resultados elencados pela EPC Construções com a utilização das soluções apresentadas pela Ahgora foram muitos e em vários aspectos, como financeiro, jurídico e de aumento de controle na gestão dos dados.

Do ponto de vista jurídico, o ganho ocorreu porque o relógio é enviado homologado para a empresa contratante do serviço, sendo que no REP do antigo fornecedor não havia a completa certeza se a solução estava totalmente adequada. E os dados não eram armazenados em cloud, permanecendo no relógio de ponto, ficando suscetíveis às intempéries e perda de dados.

Além disso, houve um ganho financeiro com o controle do banco de horas, evitando que se pague a mais do que o exato período de trabalho cumprido. E pelo fato de não haver mais a necessidade de que um funcionário ficasse à disposição para a resolução dos problemas relacionados aos relógios de ponto, houve uma redução de custo mensal de pelo menos R$ 1.000,00 por obra.

Do ponto de vista de controle, que era o grande desafio da EPC, o sistema de gestão de batidas de ponto deixou de ser um obstáculo para a expansão das obras e passou a ser um verdadeiro agregador. O dashboard da plataforma online viabilizou a conferência imediata e clara de todos os funcionários aos seus dados individuais, possibilitando a completa satisfação de todos os envolvidos nas diversas esferas da organização.

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