5 desafios do eSocial para restaurantes e como superá-los

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Você está com dificuldade para cumprir os prazos do eSocial? A tarefa realmente não é fácil –  principalmente para restaurantes que costumam ter altas taxas de rotatividade. A boa notícia é que já é possível manter as rotinas de atualização do eSocial sem estresse. Vamos decifrar os desafios do eSocial e apresentar alternativas eficientes para a gestão e controle de ponto.

eSocial na prática

O eSocial é um projeto do Governo Federal criado com o propósito de reunir informações trabalhistas, fiscais e tributárias dos trabalhadores brasileiros. Segundo reportagem do G1, a expectativa é reunir 18 milhões de empregadores e 44 milhões de colaboradores na mesma plataforma. Com isso, o Governo pretende padronizar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciária e trabalhistas da empresas. Sendo assim, a medida elimina o envio de dados ao INSS e ao Ministério do Trabalho.

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5 desafios do eSocial para restaurantes

Listamos alguns dos principais desafios do eSocial para os restaurantes e na sequência iremos apresentar como solucioná-los. Veja se você está enfrentando alguma dessas dificuldades:

  • 1. Histórico dos colaboradores

Ainda segundo o G1, a maior dificuldade para os proprietários de estabelecimentos é reunir o histórico dos colaboradores. A rotina em restaurantes é tão intensa e corrida que muitas vezes nem sobra tempo para cuidar dessa documentação. Sendo assim, o dono do restaurante não lembra mais as datas exatas da contratação de cada profissional, eventuais licenças, datas de demissão, etc. Quem tem essas informações precisa reunir uma papelada para extrair os dados e passar para o sistema.

  • 2. Inconsistência nas informações

Depois de juntar todos os dados possíveis, muitos proprietários se esforçam para transferir as informações para a plataforma. Mas, se houver inconsistências isso não será possível. Por isso, esse é mais um desafio do eSocial para restaurantes. O sistema trava e impede a continuidade sempre que houver dados divergentes ou duplicados. Alguns exemplos são alterações no nome (casado e solteiro) e mudança no número do PIS (segunda via da CTPS).

  • 3. Inexistência de Recursos Humanos

A adesão ao eSocial deve ser feita por empresas de todos portes, inclusive optantes pelo Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos. Um dos grandes desafios do eSocial para restaurantes e bares é que muitos deles não têm um departamento de Recursos Humanos. Para evitar contratempos, o dono do estabelecimento acaba direcionando a demanda para o fornecedor contábil. Isso costuma elevar os custos do serviço contratado.

  • 4. Falta de informação

Uma pesquisa revelou que, em meados de 2018, 66,3% das pequenas empresas e escritórios de contabilidade ainda desconheciam o eSocial. Segundo o mesmo estudo, somente 9% das empresas afirmam estar realmente preparadas para usar a plataforma. Alguns grupos de empresas começaram a fazer o cadastro de empregador em janeiro deste ano. Para tirar todas as suas dúvidas sobre o eSocial e conferir o calendário de etapas, clique aqui.

  • 5. Penalidades

Por enquanto, as empresas que não estão cumprindo a rotina do eSocial ainda não estão sendo multadas. No entanto, quem não cumprir os prazos previstos pode receber multas e observações na Receita Federal. Os valores variam de acordo com a infração. A comunicação da admissão de um colaborador fora do prazo previsto resulta numa multa de R$ 3 mil a R$ 6 mil reais. Se o restaurante estiver registrado como micro ou pequena empresa o valor é de R$ 800 reais.

Como superar os desafios do eSocial?

Como você percebeu, os maiores desafios do eSocial para restaurantes estão ligados a gestão de dados e informações. Portanto, a sua primeira medida deve ser organizar a casa, rever os processos internos e manter tudo em ordem.

Você até pode fazer tudo isso em papel, organizando em pastas, mas terá o trabalho de digitar as informações cada vez que precisar. Além disso, também existe o risco de erros de digitação. Outra saída seria reunir tudo em planilhas, mas aí o desafio é manter tudo atualizado.

Tendo em vista este cenário, a melhor alternativa para o proprietário de restaurantes (e para o RH quando o setor já foi criado) é recorrer à tecnologia. Para que você possa se dedicar exclusivamente ao seu negócio, vale a pena investir na modernização dos processos.

Uma saída muito eficiente é o sistema de gestão de ponto eletrônico. Essa é uma ferramenta essencial para monitorar a jornada de trabalho dos colaboradores e evitar problemas trabalhistas. Além disso, o próprio sistema reúne diversos dados, como nome completo do colaborador, data de nascimento, PIS, CTPS, CPF, RG, data de admissão, entre outros.  

Com o sistema de ponto eletrônico será mais fácil transmitir ao eSocial desde os eventos iniciais e tabelas, até os eventos periódicos e não periódicos. Uma das grandes vantagens de usar a tecnologia para cumprimento do eSocial é conseguir enviar com rapidez as informações solicitadas pelo eSocial.

Quer um exemplo? Será necessário enviar a folha de pagamento e marcações de ponto. O diferencial de usar um software especializado é que basta o colaborador registrar a jornada e os dados ficam automaticamente disponíveis no sistema. Ou seja, você não existe perda de tempo para procurar as informações e digitá-las antes de enviar.

Veja alguns dos eventos do eSocial que os restaurantes devem informar:

 

Tabela de Horários e Turnos de Trabalho (S-1050)

Tabela de Horários e Turnos de Trabalho (S-1050)

Cada empresa deve cadastrar as jornadas de trabalho que estão disponíveis ao time. São informados os horários de entrada e saída, se há horário flexível e rodízio ou escalas de trabalho. Estes horários são atribuídos a cada colaborador nos eventos S-2200 e S-2206.

 

Cadastro Inicial do Vínculo / Admissão (S-2200)

Cadastro Inicial do Vínculo / Admissão (S-2200)

O cadastro de colaboradores com vínculo ativo com a empresa ou que estão afastados deve estar sempre atualizado. Entram aqui informações pessoais (endereço, estado civil, etc.) e especificações do contrato de trabalho. Nas contratações, deve ser feito até 1 dia antes do início do colaborador.

Alteração do Contrato do Trabalho (S-2206)

Alteração do Contrato do Trabalho (S-2206)

Todas as alterações aos contratos de colaboradores devem ser enviados ao eSocial antes do fechamento da folha do mês. Preste atenção a aumentos, transferências e promoções! Alterações na periodicidade de remuneração, duração do contrato e jornada de trabalho devem ser informadas.

 

5 passos para simplificar a atualização do eSocial

Para resumir o post, listamos cinco passos essenciais para simplificar o cumprimento do eSocial:

  1. Organize os processos internos.
  2. Digitalize as informações.
  3. Escolha um software funciona em nuvem.
  4. Fique atento ao cronograma e prazos do governo.
  5. Cumpra as rotinas do eSocial sem estresse.

Para saber absolutamente tudo sobre eSocial e gestão online de ponto eletrônico e ficar à frente dos prazos, conte com o auxílio da Ahgora. Nós podemos te ajudar com a gestão e controle de ponto e produtividade, entre em contato conosco.

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