Ahgora - Gestão Eletrônica de Acesso e Presença

Camp Mangueira inova sua gestão com o Ahgora Escolar

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Camp Mangueira

Rio de Janeiro - RJ

Há 24 anos o Círculo dos Amigos do Menino Patrulheiro – CAMP Mangueira – contribui para a formação sócio-educativa de adolescentes e jovens visando capacitá-los para o mercado de trabalho. Garante a formação profissional e pessoal de milhares de pessoas e é uma referência no município do Rio de Janeiro no âmbito da preparação de jovens para o ambiente corporativo.

O desafio de inovar na gestão escolar

Os gestores procuravam uma solução que pudesse informatizar totalmente e melhorar o processo de controle de entrada e saída dos jovens, além de: diminuir o tempo desperdiçado pelos professores no registro de chamada feito em sala; e eliminar etapas do setor administrativo, onde o processo de transferência de informações entre professor e secretaria era feito manualmente.

A mudança para melhor

No início de 2012, a Camp Mangueira decidiu inovar seu processo de gestão da frequência escolar: aderiu à solução Ahgora Escolar. Assim, a forma de registro da presença dos jovens passou de manual para um processo automatizado via leitura das digitais dos jovens.

"A implantação da solução alcançou resultados ainda melhores do que o esperado pela Camp Mangueira", Ruanito Lennon, colaborador do departamento administrativo.

Afirma também que "os professores estão bem mais animados, pois já ganham meia hora no mínimo por dia, que podem usar para dar conteúdo didático. Além disso, não perdem tempo para preparar os relatórios para a Secretaria."

Ruanito complementa sua satisfação ao garantir que as vantagens foram percebidas inclusive pelos estudantes que sentiram uma aproximação com o mercado de trabalho, por estarem utilizando uma solução similar ao Ponto Eletrônico utilizado nas empresas (Conheça a Série Ah10 e o PontoWeb).

A satisfação do cliente

"Entre nossos fornecedores, a Ahgora está entre os TOP 5. A ferramenta help desk tem retorno super-rápido. Quando ligo, sempre sou bem atendido. Prazos de entrega de desenvolvimentos são rápidos. Vocês conseguiram facilitar e flexibilizar o atendimento das necessidades da nossa unidade. O sistema é muito bom, tanto por estar nas nuvens (Cloud Computing) quanto pela flexibilidade em atender e nunca dizer não ao cliente", finaliza Ruanito.

Celesc garante segurança e agilidade no registro de ponto de seus 3,7 mil colaboradores

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Celesc

Florianópolis - SC

Atuando há mais de 50 anos no setor elétrico e está estruturada como holding desde 2006, a Celesc é uma sociedade de economia mista que atua nas áreas de geração, transmissão e distribuição de energia. É uma das maiores empresas do setor elétrico brasileiro, de reconhecimento nacional e internacional, como uma empresa de qualidade nos serviços e pela atuação nas áreas técnica, econômica, ambiental e social.

Seguindo o modelo recomendado pela legislação do setor, a Celesc se reestruturou com três subsidiárias integrais: Celesc Geração S.A., Celesc Distribuição S.A e a Companhia de Gás de Santa Catarina – SCGAS, sendo controlada pelas organizações: Dona Francisca Energética S.A (DFESA), Empresa Catarinense de Transmissão de Energia Elétrica – ECTE, Companhia Catarinense de Água e Saneamento – CASAN e Usina Elétrica Cubatão S.A. O desafio do RH no momento de mudança

O desafio do RH na mudança

Hoje, a Celesc presta seus serviços para mais de 90% do território catarinense e é considerada a 6ª maior prestadora de serviço público de distribuição de energia elétrica do Brasil, empregando mais de 3,7 mil profissionais.

O desafio é grande para empresas do porte da CELESC e quando as mudanças são impostas alterando as rotinas operacionais de todos os colaboradores. Antes da implantação do novo Sistema de Registro Eletrônico de Ponto a Celesc já utilizava solução de ponto por registros via telefone ou computador e teve pouco tempo para se adaptar às normas que entraram em vigência no dia 02 de abril de 2012. O que poderia, a princípio, se apresentar como um problema, acabou se transformando num grande momento de transformação.

A mudança foi para melhor quando a Celesc optou pela série Ah10 e o PontoWeb para garantir maior segurança e legitimidade dos registros de ponto de seus colaboradores via biometria, além da agilidade que o sistema em Cloud Computing proporciona para a empresa, que conta com unidades distribuídas entre central, em Florianópolis, e 16 Agências Regionais em Santa Catarina, sendo que cada AR compõe-se por diversos escritórios, totalizando mais de 250 Registradores Eletrônicos de Ponto (REPs) instalados. Alguns aparelhos em lugares estão instalados em subestações e usinas.

A mudança ocorreu não apenas pela adequação às regras do MTE, mas também pela evolução na tecnologia adotada, devido ao inovador sistema de computação nas nuvens oferecido pela Ahgora. As chefias do Departamento de Recursos Humanos e da Divisão de Movimentação de Pessoas, perceberam o retorno que o novo sistema trouxe para sua complexa organização. "A computação nas nuvens reduz não apenas a carga de trabalho, como também os custos. O "pesado" que era executado pelos computadores, rodando aplicações, fica por conta do sistema de "computação nas nuvens", diminuindo a demanda por hardware e software e até trazendo mais agilidade ao sistema utilizado internamente", afirmam.

A satisfação do cliente

As mudanças recebidas pela Portaria 1.510/2009 do Ministério do Trabalho, que entrou em vigor no dia 02 de abril, foram apoiadas pelos colaboradores da Celesc, em que "grande parcela dos empregados já se adaptou".

Com esta transparência dos dados, a gestão de pessoas ficou ainda mais eficiente e segura. A solução após a mudança gerou agilidade e segurança no processo de Registro de Ponto Eletrônico. Para as citadas chefias, "o sistema da Ahgora atende às necessidades relativas ao principal diferencial da Celesc, haja vista a facilidade de acesso aos dados a qualquer momento, de qualquer lugar e em qualquer hora".

Acoplation controla o ponto de todas as unidades e obras, diretamente do escritório principal

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Acoplation

Contagem - MG

Fundada em 1997, a Acoplation Andaimes é líder de mercado no fornecimento de estruturas tubulares para projetos e venda de andaimes industriais, escoramentos, plataformas aéreas, torres de iluminação, entre outros. Também presta serviços de locação, com mão de obra qualificada para montagem e desmontagem de andaimes.

A empresa atua com grande obras, em diversos segmentos como petróleo e petroquímica, plataformas marítimas, estaleiros, siderurgia, mineração, cimenteira e termoelétrica, papel e celulose e tem clientes como a construtora Camargo e Corrêa, Odebrecht, Gerdau, Petrobras, Vale, White Martins, entre outros.

O desafio do RH na mudança

Sempre foi um desafio trabalhar a gestão de pessoas de forma descentralizada na Acoplation. A empresa mineira conta com um grupo composto por 3 empresas e possui mais de 400 funcionários espalhados pelas obras e escritórios distribuídos em 04 unidades, atendendo 08 municípios.

A Portaria MTE 1.510/09 exigiu da empresa um investimento para efetuar uma mudança nos equipamentos e sistemas utilizados para a gestão de ponto dos funcionários. E foi pensando nisso que a Acoplation decidiu procurar um serviço completo, que atendesse as necessidades da empresa. O desafio era monitorar a presença e jornada de trabalho de cada funcionário, com garantia de veracidade das informações em todas as unidades, inclusive nas obras - ambientes sem infraestrutura de rede e servidores. A empresa mineira sabia que era possível receber as informações concentradas no seu setor de gestão de pessoas em tempo real. Queriam uma gestão inteligente dos Registradores Eletrônicos de Ponto (REPs) ao ter acesso aos dados da matriz, tudo em um só local, em tempo real.

A mudança para melhor

Frente às necessidades da Acoplation e certa de que existe tecnologia para atender esse desafio, a Ahgora Sistemas apresentou o Relógio de Ponto Eletrônico juntamente com a solução PontoWEB, totalmente na web, em cloud computing (computação em nuvem).

Com a solução PontoWEB o gestor pode acompanhar os registros de ponto de todas as unidades e obras, diretamente do escritório principal, ou de qualquer outro local com acesso a internet.

A Acoplation passou a monitorar e registrar todos os funcionários, em cada unidade ou obra e em tempo real. Também passou a ter garantia de registro de informações, mesmo em locais isolados, e foi possível reduzir o tempo de análise e processamento de informações com maior confiabilidade nos dados.

A satisfação do cliente

O sistema trouxe tantas vantagens para o processo de gestão de pessoas que uma mudança, a princípio negativa, apresentada pela Portaria 1.510 foi vista como uma grande oportunidade para inovar área de RH da empresa. Essa satisfação fica evidente nas palavras de João Paulo Soares, do departamento pessoal da Acoplation "com o PontoWEB e REPs da Ahgora nós ganhamos agilidade e economizamos tempo, sem contar na confiabilidade das informações. Agora nós temos um controle mais efetivo de nossos colaboradores em cada unidade". E complementa: "escolhemos a Ahgora por ter uma tecnologia superior que nos auxilia de forma precisa na gestão de nosso pessoal. Mesmo nas obras mais isoladas nós conseguimos manter as informações sincronizadas em tempo real com nossas unidades fixas."

Poder acessar o Sistema até mesmo de um Smartphone é algo fantástico e inovador

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Samsung

Manaus - AM | Manaus - SP

A parceria entre a Trevo Masf Technology e a Ahgora Sistemas tem levado a solução ideal no que se refere ao registro e tratamento eletrônico de ponto para várias empresas brasileiras. Ao unirem equipamentos modernos, design, inovação e tecnologias inovadoras com profissionais qualificados e atendimento de alto padrão, a Trevo e a Ahgora comemoram o fato de, com rapidez e eficiência, terem conseguido atender as necessidades dos clientes.

A carta de clientes dessa parceria de sucesso conta com algumas das mais importantes empresas brasileiras, como a Distribuidora Nacional de Petróleo (DNP), Estaleiro do Bibi, Eletrobrás Amazonas Energia, Salcomp, Construtora Capital e a Samsung de Manaus, entre muitas outras das mais diversas áreas, como rede de cosméticos, restaurantes, escolas e Faculdades. A Diretoria da Trevo Masf Technology lembra que as afinidades tecnológicas entre Ahgora e Trevo foram fator importante para a parceria dar tão certo. Além disso, ambas as empresas são preocupadas com uma política de revenda diferenciada e personalizações de acordo com cada cliente. "Foi importante a parceria de exclusividade que fizemos, pois sem ela não poderíamos investir com segurança", comenta Flávio Oliveira, Diretor de Atendimento a Clientes.

Para tornar o serviço conhecido dos clientes, Ahgora e Trevo participaram recentemente de uma feira internacional, onde puderam apresentar para mais de 300 empresas o eficiente sistema de controle de ponto eletrônico desenvolvido pela Ahgora. Oliveira conta que logo no primeiro mês de parceira já foi possível implementar o sistema em grandes empresas. "Temos obtidos resultados fantásticos com essa parceria, não há dúvida", afirma.

Com a experiência adquirida nessa parceria, a Diretoria da Trevo Masf Technology sente-se segura para indicar a outras empresas o trabalho em sociedade com a Ahgora, para que o resultado volte a se repetir. Recomenda que todos trabalhem com muita dedicação e profissionalismo, procurando resolver prontamente as necessidades apresentadas pelos clientes. "É importante investir na qualificação de sua equipe, além de mantê-la satisfeita para que possa melhor responder às expectativas dos clientes", ressalta. "Hoje podemos oferecer ao cliente a solução para suas dificuldades o que tem feito com que os mesmos fiquem satisfeitos e animados em adquirir tanto o PontoWEB, quanto o Rep Ahgora. O fato de poder acessar o Sistema até mesmo de um Smartphone é algo fantástico e inovador."

Lázaro Santos, diretor Comercial da Ahgora, também reconhece na parceira as qualidades que favoreceram o sucesso do empreendimento. "As revendas da Ahgora são a nossa extensão da marca ao cliente final. A Trevo Masf é um exemplo de um perfil de atendimento com qualidade e diferenciado, capacitação técnica e inovação". E completa: "A Trevo Masf conquistou clientes importantes como a Sansung, por exemplo, porque soube apresentar os diferenciais que o PontoWeb oferece em relação aos nossos concorrentes. Somos os únicos no Brasil a oferecer não apenas equipamento ou software, mas também um serviço de gestão de ponto por Cloud Computing", finaliza.

Como a TLSV conseguiu aumentar a disponibilidade de tempo dos gestores e reduzir em 30% gastos com horas extras na folha de pagamento

Cliente Ahgora - TLSV

TLSV

Porto Alegre - RS

Empresas de grandes proporções costumam superar vários desafios no dia a dia, sendo que a gestão dos colaboradores se encontra na lista. E quando a solução adotada para a realização dos procedimentos de registro de ponto e informações relacionadas não inspira confiabilidade, a tendência é que os gestores se vejam gerenciando zonas de risco constantemente.

Para evitar agravantes nos procedimentos de conferência de batidas de ponto, é necessário que a solução adotada permita checagem imediata de faltas, atrasos, hora extra e se os relógios de ponto estão funcionando corretamente. Caso contrário, várias interferências podem ocorrer na análise, sendo que esse tipo de situação pode gerar desconfortos como várias checagens seguidas e instabilidades jurídicas. E isso propicia incertezas geradas por possíveis brechas apresentadas pela metodologia utilizada na coleta dos dados de batida de ponto.

Confira como a TLSV conseguiu aumentar a produtividade de seus colaboradores e ganhar confiabilidade em seus procedimentos ao adotar às soluções da Ahgora:

700

colaboradores

550

veículos

30%

redução de gastos com horas extras

Antes do Ponto Eletrônico

"Os maiores desafios sempre foram à integridade do material na forma impressa, que circulava durante todo o mês em posse de cada colaborador, assim como a forma de apuração dos dados que se dava através da verificação individual de cada formulário/papeleta. A solução era na forma impressa, através de sistemas próprios da TLSV, no padrão legal determinado pela legislação", de acordo com Gilson Ochoa, diretor de OSM da TLSV.

Essa situação ocorria porque a batida de ponto era feita por meio de papeletas individuais. Era um cartão mensal que era preenchido pelo próprio colaborador.

Como a TLSV é uma empresa com uma equipe que trabalha com soluções de comunicação de dados e voz, infraestrutura e redes para telecomunicações e sistemas de recepção de sinais de TV por assinatura, o volume de trabalho gerado pelas batidas de ponto era realmente considerável. A empresa tem 850 colaboradores, com uma frota de mais de 550 veículos em operação, sendo a Matriz na cidade de Porto Alegre (RS) e com filiais em Curitiba (PR), Caxias do Sul (RS), Pelotas (RS), Santa Maria (RS), Novo Hamburgo (RS), Canoas (RS), Passo Fundo (RS), dentre muitas outras. Por conta dessa situação, a antiga solução para as batidas de ponto demandava horas de trabalho da alta gerência, que precisava conferir cada papeleta individualmente todos os meses, ao menos duas vezes.

Essa situação gerava preocupações relacionadas à metodologia e a dispositivos legais que pudessem ser adotados. Com base nas demandas trabalhistas, houve a busca de algumas consultorias que orientaram a TLSV que encontrasse meios alternativos para o porte de negócio da empresa.

E por conta desses vários fatores, havia uma constante procura por alguma solução que conferisse o ganho de confiabilidade no processo de conferência do ponto. Várias fontes de informação foram pesquisadas e as mídias de mercado estavam entre elas. Ao realizarem a averiguação, perceberam que as soluções da Ahgora se destacavam pela flexibilidade da ferramenta, adicionada às questões legais e facilidades de integração com sistema de gestão TLSV.

A implantação do Sistema de Ponto Eletrônico

As vantagens apresentadas pelas alternativas da Ahgora permitiram que a TLSV solicitasse inicialmente a solução mobile para atendimento de aproximadamente 700 colaboradores com atuação em campo, ou seja, para todos aqueles que não estivessem vinculados a um escritório ou base operacional fixa, tendo em vista que atuação da TLSV se dá em 32 cidades, distribuídas no Rio Grande do Sul e Paraná.

O Ahgora Mobile é um aplicativo que viabiliza a batida de ponto em smartphones e tablets, permitindo que se identifique por meio de GPS o local em que o funcionário se encontrava quando realizou o procedimento. Por conta da geolocalização, é possível realizar o acompanhamento de obras e andamento de contratos, bem como o controle de horas extras. E todos esses procedimentos podem ser feitos em tempo real.

Essas possibilidades facilitam na gestão dos colaboradores em todos os serviços externos, como manutenção, instalação e engenharia dos processos. Além disso, é possível que a gerência obtenha os relatórios em tempo real. Com isso, há aumento da eficiência e da segurança na batida de ponto e na análise das mesmas pelos responsáveis.

Depois da escolha da solução mobile, houve a realização dos procedimentos de implantação, que duraram seis meses. Mas sem tempos de paragem ou de problemas com a adaptação da ferramenta. No entanto, alguns dos desafios foram ocasionados por conta da consequente implantação de novas culturas organizacionais em decorrência da aplicação dos dispositivos de controle.

Além da implementação da solução, também houve a adoção de dois eventos pilotos, com a finalidade de treinamento para a utilização dos dispositivos. E isso foi acompanhado pelo treinamento dos gestores de todos os clusters da TLSV, de acordo com o cronograma que havia sido estabelecido. Até mesmo Lázaro Malta, CEO da Ahgora, colaborou diretamente nos procedimentos.

Resultados gerados

Os resultados obtidos com as soluções da Ahgora foram vários e em muitos aspectos para a TLSV. A começar do aumento da segurança nos aspectos jurídicos, sobretudo com a possibilidade imediata de geração de relatórios com os dados armazenados em nuvem.

Houve também o benefício do ponto de vista do aumento da disponibilidade de tempo e da precisão do cálculo de horas – que assegurou também o amparo financeiro – com a redução de 30% nos gastos com horas extras na folha de pagamento.

Com a facilitação dos procedimentos, houve também aumento da disponibilidade de tempo dos gestores da TLSV. Ao adotarem o sistema da Ahgora, houve a possibilidade de identificar, ajustar e implantar jornadas de trabalho que anteriormente não tinham controle totalmente efetivo, o que repercutiu com a reorganização de horários, jornadas e perfis de cargos, adequando operações à realidade de atuação de cada grupo em suas respectivas regiões.

Além dessas circunstâncias, pode-se afirmar que o retorno foi imediato, considerando o alto volume para gestão da informação na forma física. Antes, o controle de folhas ponto tinha a limitação da indisponibilidade de dados na forma on-line, o que acarretava atrasos na disponibilidade da informação e consequentes atrasos nas decisões.

E certamente houve um aumento da velocidade nas tomadas de decisão. A gestão imediata e on-line das informações atreladas à integração e controle dos dados através de outros sistemas de gestão da TLSV proporcionaram análises, atuação e tomadas de decisão em tempo real.

Dada à situação, é perceptível que as soluções da Ahgora beneficiaram a TLSV em várias frentes: financeira, jurídica e de disponibilidade de pessoal. Isso tudo graças à adesão das soluções em nuvem. Certamente o Cloud Computing é um recurso extremamente amplo e compatível com a realidade presente hoje no mercado. É uma alternativa para as empresas que desejam realmente se manterem competitivas e com uma visão ampla para o futuro. Vem pra nuvem!